Los sistemas de gestión de bases de datos permiten a los usuarios almacenar bits de información, organizarla y recuperar parte o toda la información necesaria. Cada uno de los principales tipos de sistemas de administración de bases de datos requiere un programa de software que crea registros para organizar los datos y crea informes a partir de esos datos. Los programas de software para bases de datos crean uno de cuatro tipos comunes: bases de datos jerárquicas, bases de datos de red, bases de datos relacionales o bases de datos orientadas a objetos.
La base de datos jerárquica es uno de los tipos más antiguos de sistemas de gestión de bases de datos. Se usa más comúnmente en computadoras mainframe. El creador de la base de datos define previamente las relaciones entre cada registro y sus datos. La estructura requiere un registro raíz, o padre, a partir del cual el diseñador de la base de datos crea una relación padre-hijo para cada bit de datos que ingresa a la base de datos.
Una base de datos de red también organiza los datos utilizando relaciones definidas entre padres e hijos. Como una familia real, la estructura de la base de datos de la red permite que un dato clasificado como hijo tenga más de un padre. Esta es una mejora con respecto a los tipos jerárquicos de sistemas de administración de bases de datos. Permite a los usuarios conectar la información de una base de datos a otro conjunto de datos a través del registro principal y el registro secundario.
El sistema de administración de bases de datos relacionales ha ganado popularidad debido a su flexibilidad y facilidad de uso. Permite que el diseñador de la base de datos utilice piezas individuales de información para crear relaciones entre bases de datos independientes sin la restricción de las relaciones entre padres o propietarios. La información de una base de datos que la vincula con los datos de otra diferente es un identificador único, como el número de identificación de un empleado.
Los sistemas de administración de bases de datos relacionales permiten a los diseñadores de bases de datos crear una base de datos para almacenar información sobre nóminas y salarios de los empleados. El diseñador crea una base de datos separada para información personal, como direcciones de casa y números de teléfono. Diferentes usuarios pueden ingresar y actualizar los registros en cada base de datos. Los informes extraen datos de los registros de cualquier base de datos en la que se encuentre el número de identificación de empleado correspondiente.
Los tipos de sistemas de gestión de bases de datos orientados a objetos proporcionan una forma de organizar datos además de números y texto. Los diseñadores los utilizan para acomodar elementos multimedia como fotos, música y videos. Este sistema de gestión de bases de datos utiliza dos identificadores para cada artículo. El primero es un nombre de objeto descriptivo y el segundo es un programa en miniatura con instrucciones o métodos que la computadora ejecuta durante el almacenamiento y la recuperación. Las dos partes se convierten en un objeto que los usuarios de la base de datos pueden organizar como lo hacen con texto o números.