Las transcripciones de las fuerzas del orden vienen en tres tipos principales: las creadas a partir de registros telefónicos; los hechos a partir de recuerdos y notas policiales; y los que capturan lo dicho en arrestos, declaraciones e interrogatorios. La gran mayoría de la policía y otros miembros del personal encargado de hacer cumplir la ley no están ubicados en los escritorios. Su trabajo está en el campo, pero la documentación precisa de lo que hacen y lo que se dice a menudo es esencial para los enjuiciamientos y ayuda a los departamentos a construir archivos sobre sospechosos, testigos y víctimas. La transcripción policial generalmente se realiza en una oficina de la oficina por un transcriptor policial capacitado. Es posible que también se subcontrate parte del trabajo a un transcriptor independiente de las fuerzas del orden, pero no con tanta frecuencia.
Las transcripciones de llamadas telefónicas se encuentran entre las más comunes. Cuando la gente llama a una línea directa de emergencia (911 en los EE. UU. Y Canadá, 112 en gran parte de Europa y 000 en Australia, por nombrar algunos), las conversaciones que siguen se graban generalmente. Estas grabaciones se almacenan digitalmente, pero por lo general deben transcribirse en papel para poder archivarlas correctamente. Las leyes en la mayoría de los lugares requieren que los departamentos de policía mantengan transcripciones escritas de todos los intercambios de líneas de emergencia.
La transcripción de una aplicación de la ley también es una parte importante de la mayoría de los arrestos y cargos criminales. Los oficiales de policía generalmente registran los registros de arrestos por radio desde su base de operaciones. Estas comunicaciones por radio se capturan y luego se envían a un transcriptor para que las procese en la documentación policial.
El proceso es similar para las declaraciones de testigos y los interrogatorios de sospechosos. La policía suele llevar a las personas a la comisaría para interrogarlas y, por lo general, es necesario registrar el contenido de lo que se dijo y quién lo hizo para garantizar su precisión. Sin embargo, tener personal de servicios de transcripción en la sala durante el interrogatorio o la toma de declaraciones puede ser una distracción. Los procedimientos suelen ser filmados o grabados, lo que proporciona el material base para una posterior transcripción policial.
La transcripción de la aplicación de la ley es importante por varias razones. Primero, les da a los oficiales de policía una forma condensada de ver un caso en su totalidad. Esto a menudo les ayuda a redactar informes policiales precisos y también puede ayudarles a recordar eventos y sucesos de nuevo.
Las transcripciones también tienen importancia para el enjuiciamiento. Las transcripciones escritas, no las grabaciones digitales, son las que entran en los registros judiciales. Mantener los registros en formato escrito proporciona una manera fácil para que los abogados y otros participantes del juicio escaneen rápidamente ciertos hechos clave que el análisis de numerosas grabaciones simplemente no permitiría.
La mayoría de los asuntos policiales son increíblemente delicados, tanto desde el punto de vista de la privacidad como de la seguridad pública. De ello se desprende que gran parte de la información que debe transcribirse es confidencial y solo puede ser manejada por profesionales certificados o examinados. Una gran cantidad de departamentos de policía contratan a un transcriptor de las fuerzas del orden profesional para que trabaje en el lugar y se encargue de todas las necesidades de transcripción de las fuerzas del orden de la oficina. Algunos servicios de transcripción de las fuerzas del orden público se subcontratan, pero esto es poco común y, por lo general, solo se realiza para archivos que pueden ser redactados o no son confidenciales.