Hay varias formas diferentes de compartir documentos entre varias computadoras o usuarios, y los mejores consejos para compartir archivos a menudo dependen de los métodos utilizados. Para compartir documentos entre computadoras conectadas a una red de área local (LAN), por ejemplo, los usuarios deben asegurarse de que los archivos estén configurados correctamente para compartir y deben establecer carpetas especialmente para archivos compartidos. Si alguien utiliza un sitio o servicio de alojamiento de archivos en Internet, debe asegurarse de anotar la dirección dinámica de sus archivos y considerar la cantidad de almacenamiento que puede necesitar. Al utilizar un servicio de intercambio de archivos para compartir documentos, se debe tener cuidado de evitar archivos que puedan estar infectados con software malintencionado o que violen las leyes de un área.
Compartir documentos normalmente consiste en compartir archivos de computadora entre dos o más sistemas o usuarios. Una de las formas más fáciles de compartir documentos es crear una LAN entre dos o más computadoras locales, generalmente usando conexiones Ethernet directas o un enrutador. Una vez que se crea, los archivos se pueden configurar para compartir dentro de las propiedades de cada documento, lo que permite que otros usuarios de la red accedan a ellos. A menudo, es más fácil para cada usuario crear una carpeta específicamente para compartir documentos y luego colocar esos documentos en la carpeta para que otros usuarios los encuentren más fácilmente.
También hay sitios web de Internet que se pueden utilizar fácilmente para compartir documentos. Estos sitios de host permiten a los usuarios cargar archivos y luego crear enlaces que se pueden usar para compartir esos archivos con otros. Alguien que use un sitio de este tipo debe asegurarse de documentar los enlaces que se le proporcionan para los archivos. Dado que hay diferentes servicios disponibles, cualquier persona interesada en este método para compartir documentos también debe buscar un servicio que proporcione un almacenamiento adecuado.
El intercambio de documentos también se puede lograr mediante el uso de un programa o servicio de intercambio de archivos. Este tipo de programa generalmente hace que los documentos compartidos estén disponibles abiertamente para otros usuarios, por lo que los usuarios deben tener cuidado para asegurarse de que los documentos privados o confidenciales no se compartan a través de dicho servicio. Los archivos de estos servicios para compartir pueden estar dañados o infectados con malware y virus, por lo que se debe tener precaución al descargar archivos y documentos a través de dicho servicio. Compartir documentos que están protegidos por derechos de autor, que no sea el propietario de esos derechos de autor, puede ser ilegal en muchas áreas, por lo que los usuarios deben tener cuidado de no infringir las leyes de derechos de autor en su país.