El intercambio electrónico de datos es una herramienta que se utiliza para facilitar el paso de datos entre dos sistemas separados. Existen varias reglas y protocolos en torno a este tipo de intercambio de datos que deben coordinarse con anticipación. La razón más común para configurar un intercambio electrónico de datos es proporcionar una forma segura y de bajo costo de proporcionar información confidencial a un cliente o socio comercial. Este tipo de transferencia de datos se encuentra a menudo en la banca, el gobierno u otras industrias donde se requiere una gran cantidad de detalles.
Para crear un intercambio electrónico de datos, el proveedor y el receptor deben estar en comunicación frecuente. Este tipo de proyecto generalmente requiere de cuatro a seis semanas de esfuerzo dedicado por ambas partes para completarlo. Cada lado debe crear un equipo de proyecto que incluya un desarrollador o programador que tenga experiencia con el software que recibirá o transmitirá el archivo de datos. Además, a menudo se requiere que el personal de seguridad o de infraestructura determine cómo se intercambiará la información y qué protocolos de seguridad deben implementarse, en ambos lados.
El primer paso para desarrollar un intercambio electrónico de datos es identificar el formato y la distribución del archivo que se va a transmitir. Esto incluye los datos exactos que se proporcionarán en el archivo, la fecha de vigencia y la frecuencia con la que se enviará el archivo. Por ejemplo, un archivo de datos de libros comprados por una biblioteca a un editor debe incluir el número de identificación, la cantidad, el monto, la moneda, la fecha de compra, el número de cuenta del cliente y un identificador de archivo único. El formato puede variar, pero a menudo se trata de valores separados por comas (CSV) o texto (TXT).
Una vez confirmado el formato, se debe revisar el diseño de los datos. En un intercambio de datos electrónicos, el archivo generalmente se carga directamente en un sistema informático. Se requiere un programa para traducir cada columna de datos en el archivo al campo correcto. Esta traducción suele llevar bastante tiempo, especialmente para el primer archivo. Una vez que se establece una plantilla, el proceso avanza mucho más rápido.
La seguridad del archivo y el acceso a los diferentes sistemas es el siguiente problema que debe abordarse. Esto se logra más comúnmente mediante la creación de un sitio de transferencia de archivos o FTP. Este sitio es realmente una unidad de red a la que se puede acceder a través de Internet. Se proporciona un nombre de usuario y contraseña al remitente, quien luego puede cargar el archivo según sea necesario. Se notifica al receptor que hay un archivo disponible y luego puede descargarlo del sitio y cargarlo en el sistema principal.