El software de creación de carteles se utiliza con mayor frecuencia en una empresa profesional de creación de carteles. El software funciona junto con un cortador de letreros de vinilo, también llamado plotter. Algunos artesanos pueden usar un cortador de vinilo y un software de creación de letreros para hacer letreros para uso personal o por otras razones, como para hacer calcomanías para automóviles o crear adornos personalizados para álbumes de recortes. El software crea coordenadas en palabras y gráficos y envía esas coordenadas al cortador.
Aunque el proceso generalmente sigue pasos similares, las capacidades de los programas de software de creación de letreros varían ampliamente. Algunos programas llevarán al usuario desde el diseño hasta el final; otros requieren que el usuario diseñe los gráficos en otro programa e importe esos gráficos al software de creación de carteles para editarlos. Las empresas que producen software de rotulación pueden incluso ofrecer varias versiones de sus programas, y cada nivel superior puede manejar un poco más del proceso total.
La mayoría de los programas, independientemente de sus capacidades, utilizan las palabras o los gráficos que proporciona el usuario para crear coordenadas que se envían al cortador de letreros de vinilo. El cortador utiliza la información del software de creación de letreros para cortar hojas de vinilo de manera adecuada. La redacción y las formas del vinilo se pueden aplicar a los letreros y carteles.
Los cortadores de letreros de vinilo vienen en una variedad de tamaños, pero 24 pulgadas (aproximadamente 61 centímetros) es un tamaño comúnmente preferido. Cuanto más grandes se vuelven los cortadores, más caros se vuelven. Si bien las empresas de rotulación pueden necesitar cortadores más grandes para satisfacer las demandas de sus clientes, los usuarios domésticos generalmente lograrán sus objetivos con máquinas más pequeñas.
El software de creación de letreros es generalmente más útil en las empresas de creación de letreros porque el software se adapta a ese mercado. El equipo que lo acompaña, como el cortador, puede venderse por un precio elevado. Además, el software a menudo se vende por cientos de dólares estadounidenses, por lo que el uso doméstico ocasional puede no justificar el precio del equipo.
El término software de creación de carteles también puede referirse a un tipo de programa totalmente diferente; a veces, los programas de autoedición se comercializan como software de creación de carteles. Independientemente de cómo se comercialicen, estos programas menos especializados son básicamente diseñadores visuales. Pueden crear letreros, volantes, folletos y documentos de presentación más pequeños. Este tipo de software puede ser más fácil de usar para personas con habilidades de diseño limitadas. Algunos vienen con plantillas, gráficos listos para usar y otras características que supuestamente reducen el tiempo de diseño y la frustración.
Elegir un software puede resultar complicado. Hay muchas versiones disponibles. Leer reseñas puede aclarar problemas y algunos productores ofrecen períodos de prueba gratuitos para su software de creación de carteles. Al final del período de prueba, si el usuario no quiere perder el acceso al programa, debe comprar una licencia para usarlo.