El mantenimiento preventivo se refiere a las acciones tomadas para mantener la propiedad en condiciones operativas y evitar la necesidad de reparaciones importantes. Incluye acciones como inspección, limpieza y reemplazo de piezas. El software consta de programas escritos para computadoras, que incluyen tanto sistemas operativos como aplicaciones de software que realizan una variedad de tareas. El software de mantenimiento preventivo es otro nombre para una solución de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), una forma de gestionar el mantenimiento de cualquier equipo que una empresa tenga en sus instalaciones.
El software de mantenimiento preventivo se utiliza para diferentes tipos de mantenimiento. Es eficaz para el mantenimiento de equipos, flotas, plantas y otras instalaciones y software. Es utilizado por una amplia variedad de organizaciones, incluidos fabricantes, proveedores de atención médica, instalaciones biomédicas, instituciones educativas, zoológicos y acuarios, hoteles y centros turísticos, municipios, funerarias, granjas, órdenes religiosas, servicios públicos, instalaciones de preparación de alimentos, equipos de béisbol, Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) y empresas de software informático.
Hay algunos componentes y características que se esperaría encontrar en el software de mantenimiento preventivo, aunque pueden tener nombres ligeramente diferentes. Estos incluyen un registro de activos, una vista de ubicación, plantillas de órdenes de trabajo y un programador para el mantenimiento regular. También son típicos un inventario de mantenimiento, una base de datos para el equipo de mantenimiento y sus horarios, un registro de proveedores y vendedores y una función de informe.
Existen algunas diferencias clave entre los diferentes tipos de software de mantenimiento preventivo. Un factor es si se basa en la web o en una computadora. Otro es si es genérico o personalizado para cada cliente. Un tercer factor, relacionado con el segundo, es si las modificaciones pueden ser realizadas por el cliente o deben ser realizadas por el desarrollador de software. También es importante la capacitación y el soporte disponibles, que varía según la empresa: algunos paquetes son solo software; otros son SaaS (software como servicio).
Hay algunas funciones que no todos los paquetes de software de mantenimiento preventivo incluyen. Tener habilitado el código de barras, que permite la impresión de códigos de barras para piezas y equipos, es uno de ellos, al igual que la capacidad de enviar órdenes de trabajo a dispositivos móviles. La capacidad de rastrear múltiples ubicaciones puede ser útil para una operación grande, al igual que la capacidad de vincular a QuickBooks®.