El audio se refiere al sonido. Una conferencia es una reunión. La audioconferencia generalmente se refiere a reuniones celebradas por personas en diferentes lugares que utilizan dispositivos que permiten enviar y recibir sonidos. Estas reuniones pueden involucrar solo a dos partes, pero en muchos casos, hay muchas partes involucradas.
Las conferencias de audio permiten que varias partes se conecten mediante dispositivos como teléfonos o computadoras. Esta puede ser una solución para una serie de problemas que pueden surgir cuando varias partes necesitan reunirse. Las personas distantes y ocupadas no tienen que sacrificar el tiempo de viaje, ya que la reunión se puede realizar desde un teléfono o computadora cercanos. Puede participar una persona que de otro modo quedaría excluida debido a una enfermedad postrada. Se puede ahorrar el dinero que se necesitaría para reservar una sala de reuniones o organizar una reunión para el almuerzo.
Existen numerosos métodos y tecnologías que admiten conferencias de audio. Muchas compañías telefónicas ofrecen la posibilidad de realizar llamadas entre tres personas. Esto le permite a una persona llamar a otras dos personas en líneas separadas y unirlas para formar un grupo. Cada persona del grupo que tenga llamadas de tres vías tiene la capacidad de expandir la reunión agregando dos personas más.
En algunos casos, se emplean servicios para ayudar a facilitar el proceso. Por ejemplo, las conferencias telefónicas de audio pueden ocurrir cuando una de las partes se pone en contacto con un servicio de conferencias. A menudo, el anfitrión recibirá un número de teléfono gratuito y un código de acceso. Cuando él y otros marquen ese número e ingresen el código, se les otorgará acceso a la conferencia.
Los servicios de conferencias ofrecen varias características a sus clientes que pueden hacer que las conferencias telefónicas de audio sean una opción aún más atractiva. Los participantes pueden, por ejemplo, grabar y luego reproducir todos o algunos segmentos de la reunión. Los avisos del sistema que los participantes escuchan cuando llaman pueden traducirse a otros idiomas. También hay algunos servicios que ofrecen publicar la audioconferencia completa en Internet para que se pueda acceder a ella más tarde.
Las conferencias de audio también se pueden realizar utilizando una computadora e Internet. Si una persona solo está escuchando, solo necesitará altavoces. Si planea hablar, también necesitará un micrófono.
Hay sitios web donde las personas pueden registrarse y comunicarse entre sí. Por lo general, hay funciones que permiten agregar participantes adicionales a la conversación. Normalmente, las personas nuevas no pueden unirse a la reunión sin que alguien que ya esté en la conversación haya tomado medidas.
Los servicios más sofisticados ofrecen opciones de conferencias de audio en línea conocidas como salas de reuniones virtuales. Numerosas personas pueden acceder a ellas sin que sea necesario que el anfitrión o los participantes presentes tomen medidas. Una sala de reuniones virtual a menudo ofrece características valiosas, como la capacidad de realizar presentaciones visuales, compartir archivos y permitir la mensajería privada entre los participantes.