Así como un navegador web necesita organizar los datos para que los usuarios puedan obtener resultados en una búsqueda, la clasificación de documentos permite a las organizaciones simplificar la búsqueda de información importante. La categorización de documentos se realiza de manera diferente al uso de algoritmos de motores de búsqueda porque las palabras clave específicas pueden tener diferentes significados. Dicho método debe poder medir el contexto de documentos comerciales específicos. Con la clasificación de documentos supervisada, el usuario etiqueta un conjunto de documentos que el sistema automatizado puede utilizar como modelo. En el método no supervisado, se organizan matemáticamente en función de palabras y frases similares.
El usuario tiene el mayor control sobre la clasificación de documentos cuando se usa la clasificación basada en reglas. El contexto, las categorías y las reglas se crean de acuerdo con lo que se ingresa manualmente. Durante el proceso de recuperación de documentos, todo se clasifica de acuerdo con las reglas exactas que especificó un usuario. Las categorías también deben asignarse durante el método supervisado. Sin embargo, el paso de escribir las reglas que debe seguir el sistema de búsqueda se completa automáticamente.
Con la agrupación de documentos, también denominada clasificación no supervisada, las agrupaciones y categorías se realizan automáticamente. No hay entrada manual de reglas, lo que puede ser tanto beneficioso como desventajoso. Este proceso ahorra tiempo ya que no es necesario escribir reglas y, a menudo, se encuentran documentos similares que no se consideraron similares inicialmente. La desventaja es que los documentos pueden aparecer juntos que originalmente no estaban destinados a estar en la misma categoría. El enfoque más automatizado también es más exigente para los sistemas informáticos.
Para encontrar un equilibrio entre los dos métodos diferentes, los especialistas en informática han ideado el método de clasificación de documentos semi-supervisada. Los documentos que se categorizan manualmente se combinan con conjuntos de documentos que no están etiquetados. Los programas que pueden asociar información de ambos utilizan los datos para aprender cómo se clasifica cada documento. La recuperación de información se ve favorecida por cierto control sobre el proceso de clasificación. La agrupación de documentos se hace más eficiente cuando se pueden usar frases para agruparlos, como con la agrupación de árboles de sufijos, especialmente para los documentos que se almacenan en línea.
La ciencia de la información ha explorado varias formas de hacer que la minería de datos sea más eficiente. La mayoría de las empresas están conectadas a Internet, por lo que la minería web debe consumir el menor tiempo posible para poder encontrar los documentos relevantes. Los informáticos también han creado varios algoritmos diferentes para organizar documentos de forma jerárquica. Cada uno es efectivo a su manera y la clasificación de documentos continúa siendo estudiada y definida por diferentes programas de software y métodos corporativos personalizados.