La confidencialidad en el lugar de trabajo es un marco de procedimientos y políticas en el lugar de trabajo diseñado para mantener la integridad de la información confidencial o potencialmente comprometida que se maneja en el lugar de trabajo. Para ciertos tipos de información, existen leyes sobre cómo se debe manejar la información, diseñadas para mantener la privacidad de las personas que confían en las empresas con información confidencial. Para otros, no hay leyes específicas que dicten prácticas de manejo de información, pero el lugar de trabajo desarrolla las mejores prácticas sobre la base de que la información debe protegerse.
La información confidencial que se maneja en un lugar de trabajo incluye cosas como registros de clientes, planificación y previsión comercial, registros de empleados e información recopilada en el curso de la investigación y el desarrollo. La confidencialidad en el lugar de trabajo requiere que esta información sea identificada y protegida para evitar el acceso no autorizado o la divulgación de la información e incluye todo, desde políticas sobre el uso de Internet en el lugar de trabajo hasta acuerdos de no divulgación en los contratos de los empleados.
Las infracciones de la confidencialidad del lugar de trabajo pueden generar una serie de problemas. Los clientes tienden a no trabajar con compañías que creen que no son confiables, y los consumidores pueden advertir específicamente a las personas que se alejen de las compañías que han manejado mal información privada como direcciones, registros de compras y números de tarjetas de crédito. Las empresas también pueden experimentar compromisos en sus planes comerciales a largo plazo si la información sobre productos en desarrollo o las ideas que una empresa está considerando se publican prematuramente.
Muchas empresas necesitan recopilar información como parte de su trabajo, desde hospitales que mantienen registros de pacientes hasta proveedores de servicios de Internet que registran el tráfico con fines de investigación y para identificar actividades no autorizadas. Los clientes reconocen que esta información debe recopilarse y, a cambio, esperan cierto grado de confidencialidad. Desarrollar políticas como mantener la información en áreas de almacenamiento cerradas y limitar el acceso a personas con autorización o necesidad de saber es importante para mantener la información confidencial.
Los lugares de trabajo también tienen registros de empleados que incluyen información de identificación sobre los empleados, documentación del estado migratorio, registros de nómina, registros de desempeño, etc. Los departamentos de recursos humanos también deben practicar la confidencialidad en el lugar de trabajo para salvaguardar esta información y evitar que se utilice de manera inapropiada. El uso injusto de la información sobre los empleados podría resultar en una demanda por violaciones de privacidad.
En los lugares de trabajo donde las leyes de confidencialidad dictan cómo se puede procesar, almacenar y manejar la información, los empleados pueden recibir capacitación sobre confidencialidad en el lugar de trabajo para aprender a manejar la información de manera adecuada. Esta capacitación se utiliza para familiarizar a los empleados con las leyes pertinentes y los procedimientos utilizados en una empresa determinada para cumplir con la ley. Los empleados capacitados también pueden participar en la capacitación de los nuevos empleados y en el desarrollo de políticas, procedimientos y manuales para empleados.