Hay varios tipos de información o contenido disponibles en Internet. Este contenido requiere una organización a través de varios medios diferentes, según su tipo. Controlar esta información de manera ordenada se conoce como gestión de contenido.
También conocida como CM, la gestión de contenido incluye cualquier tecnología, técnica y proceso que una empresa pueda necesitar para mantener su contenido. Dichos sistemas pueden incluir plataformas de publicación, soporte de colecciones, publicación e intercambio de archivos y muchos otros tipos de administración. Algunas empresas pueden desarrollar procesos internos para estos medios. Otros pueden contratar empresas específicas que se especializan en la gestión de contenido o comprar software para ayudarles a manipular sus archivos.
La gestión de cada contenido varía según su tipo. El contenido puede ser en forma de palabras básicas o composición de oraciones. Este puede ser el caso en términos de sitios web de noticias, artículos informativos o instrucciones prácticas. También puede contener enlaces de hipertexto que dirijan al lector a información adicional.
El contenido digital puede ser mucho más complejo. Puede existir en archivos multimedia, como archivos de video o audio. Cuando una empresa tiene este tipo de archivos para administrar, es posible que requieran soporte técnico adicional y espacio de almacenamiento virtual.
Por lo general, se utiliza un sistema de administración de contenido, o CMS, para controlar la administración de contenido. Este sistema no solo varía con los tipos de contenido que se administra, sino también con las necesidades que pueda tener la empresa propietaria del contenido. Algunas empresas pueden tener solo uno o dos empleados que requieran acceso al contenido. Es posible que esta situación solo requiera herramientas simples de administración de contenido.
Otras empresas pueden necesitar varios trabajadores para editar o ver su contenido. Estas empresas pueden necesitar sistemas de gestión de contenido más complejos para mantener organizada su información. Si esto ocurre, generalmente también se requiere capacitación para el sistema para los empleados.
Los sistemas de gestión de contenido también pueden proporcionar otras herramientas para las empresas. Además de publicar, editar y almacenar, algunos sistemas permiten la colaboración entre empleados. Esto puede resultar útil cuando los empleados están a distancia o no todos trabajan en la misma ubicación. Las tareas a menudo también se pueden asignar a través de un sistema de administración de contenido. Muchas empresas prefieren un sistema de gestión de contenido que permita archivar o eliminar contenido antiguo que ya no está en uso para ahorrar espacio e ingresos.
Cuando se usa este tipo de sistema, generalmente se permiten varios roles. Un creador recibe las herramientas para crear contenido nuevo y realizar cambios en él, mientras que un editor también puede realizar cambios y puede tener un conjunto de herramientas ligeramente diferente disponible. El editor puede ser responsable de preparar el contenido para que el público lo vea, mientras que un administrador supervisa todo el proceso y otorga permisos para el acceso a tareas y herramientas. A otros empleados se les puede otorgar acceso como espectador o invitado para ver, pero no cambiar, los documentos.