Un archivo de detalles es un archivo de computadora que registra un evento o transacción que ha ocurrido. Por este motivo, también se denomina archivo de transacciones. Los archivos de detalles están compuestos por una serie de campos de información que constituyen un registro informático. Los campos a menudo se pueden usar para buscar en toda la colección de archivos de detalles que se crean. Los archivos de detalles suelen tener un campo clave que se puede utilizar como criterio de búsqueda, como un número de empleado, número de cuenta de cliente, fecha u otra información importante.
Un sistema de procesamiento de transacciones almacena y procesa una colección de archivos de detalles o registros de transacciones. Cada archivo de detalles se almacena durante un período de tiempo específico dentro del sistema de procesamiento de transacciones si cumple con un conjunto de criterios de retención. Por ejemplo, el sistema de procesamiento de transacciones puede estar programado para retener solo un archivo de detalles que tiene un registro completo en el que todos los campos contienen datos válidos.
Cada archivo de detalles es una pieza importante de información que debe ser recuperada y procesada por el sistema de procesamiento de transacciones como parte de los procedimientos operativos normales de una empresa. Por ejemplo, un archivo de detalles puede incluir información sobre una transacción financiera específica. Para que se realice el pago, se debe capturar y procesar el archivo de detalle. El archivo incluiría información sobre a quién pagar, cuánto pagar y por qué se realiza el pago, así como cualquier otro campo que el sistema informático esté programado para capturar.
Hay varias características de un archivo de detalles y un sistema de procesamiento de transacciones que son importantes para que el sistema sea eficiente. Los archivos de detalles deben diseñarse para un procesamiento rápido, de modo que puedan transmitirse, procesarse y almacenarse lo más rápido posible. El sistema que transmite los archivos de detalles debe ser confiable para que ningún archivo de detalles se pierda o se desvíe. Los archivos de detalles deben estandarizarse para que sean eficientes; tener el mismo diseño para cada archivo de detalles significa que el sistema de procesamiento de transacciones puede procesar el archivo rápidamente. Finalmente, los archivos de detalles deben ser accesibles solo bajo ciertas circunstancias para que se mantenga la integridad de la información.
Los archivos de detalles se pueden procesar de diferentes formas. Se pueden procesar en un lote en ciertos momentos predeterminados cada día, semana o mes. En su lugar, podrían procesarse instantáneamente o en «tiempo real», como durante las transacciones en línea. La forma de procesar los archivos depende de las necesidades de la empresa y de las demandas y expectativas del cliente.