Los registradores de voz son dispositivos simples de grabación de voz que se utilizan en varios entornos comerciales. También conocido como grabador de teléfono, el registrador de voz es utilizado por muchas corporaciones para registrar y registrar discusiones entre clientes y personal de servicio al cliente, vendedores y clientes potenciales, y también cualquier comunicación telefónica deseada por la corporación. Los sistemas de apoyo de emergencia, los departamentos de policía y otras organizaciones de servicio público también utilizan con frecuencia grabadoras de registro de voz como parte de las operaciones básicas.
Hay dos diseños básicos para el registrador de voz. Un diseño se conoce como formato de grabación en modo vox. Este enfoque se utiliza a menudo para situaciones de vigilancia, ya que el proceso de grabación solo se inicia cuando el equipo capta el sonido. A menudo se prefiere el uso de este tipo de registrador de voz, ya que elimina la necesidad de pasar largos períodos de silencio que pueden haber ocurrido entre conversaciones.
Una segunda opción es el diseño sin vox. Este es el tipo de tecnología de registro de voz más básico y más antiguo. Aquí, el proceso de grabación se inicia y continúa hasta que se detiene el proceso, ya sea manualmente o después de una duración predeterminada. Dado que este método no depende de la activación por voz para activar el proceso de grabación, este tipo de equipo crea un registro preciso de cuánto tiempo transcurrió entre conversaciones activas.
Las empresas a veces usan un registrador de voz como parte del proceso de capacitación para nuevos vendedores o personal de servicio al cliente. A medida que el nuevo empleado asume sus responsabilidades, se puede utilizar el registrador para asegurarse de que la persona siga las políticas y procedimientos de la empresa al tratar con clientes o posibles clientes. Los datos obtenidos de la grabación se pueden utilizar para ayudar a refinar y mejorar el desempeño del empleado durante esos primeros meses de empleo, ayudando a inculcar hábitos positivos en la mente del empleado.
No es inusual que una empresa también utilice equipos de registro de voz cuando existe alguna sospecha de comportamiento poco profesional por parte de un empleado. Con esta aplicación, es posible determinar si existe la necesidad de una acción correctiva o si el empleado está realizando contactos con compañeros de trabajo, clientes, proveedores y cualquier otra persona con la que hable durante el transcurso de la jornada laboral. La mayoría de los contratos de los empleados abordan el tema de la grabación de conversaciones telefónicas y brindan al empleador el derecho a participar en el monitoreo de llamadas con la frecuencia que desee.
El registrador de voz también se puede utilizar para crear registros permanentes de intercambios verbales, como cuando alguien llama a una línea de ayuda de emergencia. En los Estados Unidos, el sistema 911 en la mayor parte del país registra de forma rutinaria cada llamada entrante al sistema. Esta precaución hace que sea muy fácil revisar los detalles de la llamada en una fecha posterior, un factor que puede ser muy útil para las fuerzas del orden.
Muchos países alrededor del mundo requieren que todas las partes involucradas en una conversación telefónica sean conscientes de que se está utilizando un registrador de voz. Si bien los procedimientos varían, no es inusual que las grabaciones automáticas alerten a las personas que llaman de que existe la posibilidad de que se grabe el intercambio, o que el equipo telefónico emita un pitido corto a intervalos regulares, para que la persona que llama sepa que se está grabando la conversación. Cuando una persona que llama ha recibido un aviso del uso del registrador de llamadas, elegir permanecer en la línea se considera un consentimiento implícito para ser grabado.