Una copia certificada es una copia duplicada de un documento legal que está validado como una reproducción verdadera y legalmente reconocida de la documentación original. Los detalles exactos y los requisitos de una copia certificada varían según la región, pero existen algunos factores que se aplican a casi todos los documentos legales de este tipo, independientemente de la ubicación geográfica. Una copia certificada es frecuentemente una fotocopia y lleva el sello y / o firma de un notario público u otra persona que represente a la institución que emite el documento.
Se pueden obtener copias certificadas por diversas razones. Actas de nacimiento, actas de matrimonio, decretos de divorcio, expedientes académicos y registros públicos son todos ejemplos de documentos que normalmente se obtienen en forma de copia certificada. Es importante recordar que una copia certificada no significa que la información del documento sea correcta o auténtica; simplemente dice que la copia es una reproducción fiel del documento original. En otras palabras, si el documento original es incorrecto, la copia certificada también lo será.
Las diferentes ubicaciones tienen diferentes reglas sobre las copias certificadas. En los Estados Unidos, por ejemplo, muchos estados permiten que los notarios públicos certificados verifiquen y validen copias como verdaderos duplicados del original. En la mayoría de los estados, el notario público sellará la copia con un sello especial que levanta ligeramente una pequeña porción del papel con un diseño único. El diseño suele llevar el sello oficial del estado en el que está certificado el notario público.
No existen reglas gubernamentales relacionadas con las copias certificadas en Australia. Los australianos utilizan principalmente una copia certificada como una forma de ilustrar que una fotocopia es una reproducción precisa del documento original. Dado que no existen leyes que dicten los parámetros de una copia certificada, se pueden adquirir con poco esfuerzo en una variedad de oficinas administrativas. Una copia certificada de identificación es uno de los tipos más comunes de copias certificadas en Australia.
También se pueden obtener fácilmente copias certificadas de identificación en el Reino Unido. Las oficinas de correos pueden realizar esta función y, por una tarifa nominal, una persona puede hacer que la oficina de correos estudie, verifique y valide hasta tres copias de la documentación legal. Si bien no todas las oficinas de correos en Inglaterra pueden realizar esta función, muchas ofrecen el servicio y, por lo general, anuncian este hecho. La persona autorizada examinará de cerca ambos documentos, escribirá las palabras “Esta copia es una imagen fiel del original” en la copia, la firmará y sellará.