Un aprendiz de gesti?n de eventos trabaja bajo la tutela de un administrador de eventos para garantizar que todos los aspectos de un evento planificado funcionen sin problemas. La gesti?n de eventos es un t?rmino utilizado para describir el acto de planificar y ejecutar eventos, y muchas escuelas ofrecen t?tulos en gesti?n hotelera y hotelera para capacitar a los gerentes de eventos. El aprendiz de gesti?n de eventos trabaja con el gerente de eventos para coordinar el tema, el presupuesto, la comida, el lugar, la m?sica, los comunicados de prensa, la seguridad y muchos otros aspectos log?sticos necesarios al organizar un evento.
El tema suele ser el primer elemento discutido cuando los administradores de eventos trabajan con un cliente. Comprender exactamente lo que el cliente quiere ayuda al administrador de eventos y al aprendiz de administrador de eventos a saber por d?nde comenzar. Las posiciones de los aprendices a menudo implican investigar la historia detr?s del tema para lograr la precisi?n hist?rica. Por ejemplo, una fiesta de disfraces de Lo que el viento se llev? deber?a incluir vestidos antes de la guerra y posiblemente incluso comida y m?sica de la ?poca. El aprendiz de administrador de eventos investiga los elementos normales de ese per?odo de tiempo y proporciona al administrador de eventos los detalles necesarios para desarrollar un plan.
El presupuesto es otro aspecto importante en la planificaci?n de eventos. Una vez que se establece el tema, el administrador del evento discutir? los umbrales presupuestarios con el cliente para determinar qu? cantidad de gasto est? disponible. El alumno es responsable de solicitar cotizaciones a los distintos proveedores, consolidar la informaci?n y proporcionar al administrador del evento un informe para que lo revise. Dependiendo del informe final, pueden requerirse negociaciones para garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente. El aprendiz puede participar en las negociaciones entre el administrador del evento y los vendedores o el cliente para aprender c?mo se lleva a cabo el arte de la negociaci?n.
Un aprendiz de gesti?n de eventos a veces se considera un «Gopher» debido a la cantidad de tareas de ?ltimo minuto asignadas. A medida que se acerca el d?a del evento, muchas actividades peque?as, como llamar para confirmar entregas o verificar la lista de RSVP, recaen en el aprendiz. Las sesiones diarias de retroalimentaci?n son comunes donde el administrador de eventos y el alumno realizan una lista de verificaci?n para garantizar que todos los aspectos se manejen a tiempo.
El d?a del evento real, el aprendiz de administraci?n de eventos generalmente tiene la tarea de coordinar detr?s de escena con los diversos proveedores. Las cosas mundanas, como programar las zonas de estacionamiento y descarga para los vendedores, as? como confirmar que los art?culos correctos pedidos fueron entregados al alumno. Cuando el evento ha comenzado, el administrador del evento puede ser parte de las festividades y el alumno supervisar? continuamente a los proveedores para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
Una vez que el evento concluya, el gerente y el aprendiz de gesti?n del evento trabajar?n con los proveedores para garantizar que el lugar se mantenga en perfectas condiciones y que se eliminen todos los materiales. En los d?as posteriores al evento, el alumno trabajar? para devolver cualquier art?culo alquilado o prestado y preparar un informe de los gastos finales. El gerente y el aprendiz discuten cualquier problema resultante y determinan c?mo manejarlo en el futuro. Una vez que se pagan los gastos finales, el alumno presenta el informe del evento y pasa al siguiente evento.