Un aprendiz de gestión de eventos trabaja bajo la tutela de un administrador de eventos para garantizar que todos los aspectos de un evento planificado funcionen sin problemas. La gestión de eventos es un término utilizado para describir el acto de planificar y ejecutar eventos, y muchas escuelas ofrecen títulos en gestión hotelera y hotelera para capacitar a los gerentes de eventos. El aprendiz de gestión de eventos trabaja con el gerente de eventos para coordinar el tema, el presupuesto, la comida, el lugar, la música, los comunicados de prensa, la seguridad y muchos otros aspectos logísticos necesarios al organizar un evento.
El tema suele ser el primer elemento discutido cuando los administradores de eventos trabajan con un cliente. Comprender exactamente lo que el cliente quiere ayuda al administrador de eventos y al aprendiz de administrador de eventos a saber por dónde comenzar. Las posiciones de los aprendices a menudo implican investigar la historia detrás del tema para lograr la precisión histórica. Por ejemplo, una fiesta de disfraces de Lo que el viento se llevó debería incluir vestidos antes de la guerra y posiblemente incluso comida y música de la época. El aprendiz de administrador de eventos investiga los elementos normales de ese período de tiempo y proporciona al administrador de eventos los detalles necesarios para desarrollar un plan.
El presupuesto es otro aspecto importante en la planificación de eventos. Una vez que se establece el tema, el administrador del evento discutirá los umbrales presupuestarios con el cliente para determinar qué cantidad de gasto está disponible. El alumno es responsable de solicitar cotizaciones a los distintos proveedores, consolidar la información y proporcionar al administrador del evento un informe para que lo revise. Dependiendo del informe final, pueden requerirse negociaciones para garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente. El aprendiz puede participar en las negociaciones entre el administrador del evento y los vendedores o el cliente para aprender cómo se lleva a cabo el arte de la negociación.
Un aprendiz de gestión de eventos a veces se considera un «Gopher» debido a la cantidad de tareas de último minuto asignadas. A medida que se acerca el día del evento, muchas actividades pequeñas, como llamar para confirmar entregas o verificar la lista de RSVP, recaen en el aprendiz. Las sesiones diarias de retroalimentación son comunes donde el administrador de eventos y el alumno realizan una lista de verificación para garantizar que todos los aspectos se manejen a tiempo.
El día del evento real, el aprendiz de administración de eventos generalmente tiene la tarea de coordinar detrás de escena con los diversos proveedores. Las cosas mundanas, como programar las zonas de estacionamiento y descarga para los vendedores, así como confirmar que los artículos correctos pedidos fueron entregados al alumno. Cuando el evento ha comenzado, el administrador del evento puede ser parte de las festividades y el alumno supervisará continuamente a los proveedores para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
Una vez que el evento concluya, el gerente y el aprendiz de gestión del evento trabajarán con los proveedores para garantizar que el lugar se mantenga en perfectas condiciones y que se eliminen todos los materiales. En los días posteriores al evento, el alumno trabajará para devolver cualquier artículo alquilado o prestado y preparar un informe de los gastos finales. El gerente y el aprendiz discuten cualquier problema resultante y determinan cómo manejarlo en el futuro. Una vez que se pagan los gastos finales, el alumno presenta el informe del evento y pasa al siguiente evento.