Le choix de la meilleure visioconférence dépend de nombreux facteurs, tels que le nombre de personnes présentes et les systèmes d’exploitation informatiques utilisés par ces personnes. De plus, vous souhaiterez peut-être choisir une société de visioconférence qui autorise les mises à niveau vers des services premium afin que vos logiciels puissent évoluer avec votre entreprise. En général, les programmes de visioconférence ont moins de fonctionnalités et de support que les programmes payants, mais ils peuvent toujours être une ressource précieuse pour une petite entreprise. La vidéoconférence gratuite peut également être utilisée par les familles et les amis pour rester en contact lorsque les interactions en personne ne sont pas une option.
Les programmes de visioconférence gratuits ne permettent généralement pas à plus de 10 personnes de se rencontrer à la fois. De deux à six personnes sont courantes, avec plus de personnes autorisées si l’utilisateur principal passe à un service payant. Cette limitation peut être un grave inconvénient ou même une rupture pour une entreprise, mais il est généralement parfait pour les personnes non commerciales comme les familles et les amis de rester en communication. Si vous avez besoin d’une visioconférence gratuite pour une douzaine de personnes ou plus, vos options peuvent être minces. La bonne nouvelle est que la visioconférence est relativement peu coûteuse lorsque l’on paie pour un service qui prend en charge moins de deux douzaines de personnes.
Certains programmes de visioconférence gratuits ne prennent en charge que certains systèmes d’exploitation ; par exemple, le programme de messagerie instantanée et de vidéo iChat® d’Apple® est conçu uniquement pour Mac OS®. La grande majorité des programmes de visioconférence gratuits sont conçus pour Windows® ou prennent en charge tous les systèmes d’exploitation, y compris Linux®. Moins de programmes de visioconférence gratuits sont basés sur un navigateur, ce qui signifie qu’ils n’ont pas besoin d’être téléchargés et installés. Ceux-ci peuvent être utiles si vos employés utilisent des ordinateurs partagés ou un système d’exploitation qui n’est pas largement pris en charge. Ils ont cependant des inconvénients spécifiques, comme être parfois plus sujets aux hoquets de connexion que les programmes installés.
Un aspect particulièrement utile de certains programmes de visioconférence gratuits est la possibilité de mettre à niveau, d’obtenir plus de fonctionnalités et de plus grandes salles. De tels programmes peuvent être utilisés pour préparer la croissance de l’entreprise en quelques mois ou années à partir du moment où vous avez commencé à utiliser le service. Cela permet une transition plus fluide que de permettre aux employés d’apprendre et de se familiariser avec les nouveaux systèmes de visioconférence. Certains programmes peuvent être mis à niveau pour permettre à des centaines de personnes de participer à une vidéoconférence en même temps. Bien qu’ils soient généralement coûteux, ces services sont souvent dotés de nombreuses fonctionnalités que les logiciels de vidéoconférence gratuits ne proposent pas.