Le choix du meilleur organisateur de fichiers dépend des types et de la quantité de fichiers que vous devez organiser. Pour certaines personnes, un petit classeur ou même un simple tiroir de bureau avec séparateurs peut être un moyen efficace d’organiser les fichiers. D’autres personnes auront besoin d’un classeur désigné plus grand, d’une série de classeurs ou d’un système de classement avec des étagères. Le classement numérique est une autre option qui peut libérer beaucoup d’espace dans un bureau, par exemple en numérisant des documents dans un ordinateur, en les organisant dans des fichiers virtuels, et en déchiquetant et en recyclant les anciennes copies papier.
Beaucoup de gens trouvent que s’ils ont un tiroir de bureau suffisamment profond, il peut très bien fonctionner comme organisateur de fichiers. Des intercalaires ou même des dossiers suspendus peuvent être achetés dans les magasins de fournitures de bureau, et ils peuvent être rangés de manière organisée dans le tiroir tout en étant très faciles d’accès. Une plus grande collection de fichiers peut nécessiter l’achat d’un ou plusieurs classeurs dédiés, qui sont généralement disponibles dans des versions en aluminium très bon marché dans les magasins de fournitures de bureau. Des armoires en bois pouvant contenir des dossiers suspendus sont également disponibles, bien que celles-ci aient tendance à être beaucoup plus lourdes et plus chères. Un classeur conçu pour un usage domestique est souvent disponible dans des couleurs neutres, comme le beige, pour mieux se fondre dans l’environnement.
Les grands bureaux peuvent acheter une série de classeurs plus grands pour stocker un certain nombre de dossiers. Les étagères fixées au mur peuvent également fonctionner comme un système d’organisation de fichiers et constituent une méthode populaire pour les cabinets de médecins, où il est important d’accéder aux fichiers rapidement et facilement. Les cabinets médicaux peuvent ne pas être en mesure de numériser complètement les fichiers, mais d’autres types de cabinets peuvent constater qu’ils peuvent éliminer le besoin d’un organisateur de fichiers volumineux au bureau s’ils commencent à convertir les fichiers en versions numériques.
La technologie permet de numériser des documents et des fichiers dans un ordinateur, puis d’y accéder par voie électronique. Un ordinateur peut très bien fonctionner comme un organisateur de fichiers, ce qui facilite la recherche de documents spécifiques et réduit l’utilisation de papier et d’espace dans un bureau. Les bases de données de fichiers sont également beaucoup plus faciles à mettre à jour et à gérer que d’essayer de mettre à jour des centaines voire des milliers de fichiers papier si des modifications doivent être apportées ; en outre, ils peuvent être facilement recherchés par presque tous les critères. L’organisation des fichiers numériques est souvent une excellente méthode pour un usage domestique également, et tout ce qu’il faut, c’est l’achat d’un scanner pour convertir les documents en versions numériques.