De nombreux employés de bureau, que ce soit à la maison ou dans une entreprise, ont une tâche qu’ils trouvent difficile : trouver le temps et/ou l’envie d’organiser un bureau. Le bureau d’une personne est généralement un îlot d’individualité au bureau, et faire l’effort d’organiser un bureau peut être intimidant. Pour organiser un bureau, une personne doit s’assurer de ce qui est vraiment nécessaire, être prête à éliminer l’inutile et concevoir un système pour garder le bureau propre.
Un obstacle majeur auquel de nombreuses personnes sont confrontées lorsqu’elles tentent d’organiser un bureau est le manque d’espace de stockage. Pour les employés de bureau qui doivent conserver des dossiers ou du matériel de boîte d’envoi pendant un certain temps, l’espace de stockage est essentiel. Cependant, s’il ne peut tout simplement pas être acquis, une bonne solution est une boîte de rangement soignée qui peut s’asseoir discrètement sous le bureau. Il doit cependant être désherbé de temps en temps, pour retirer le matériel inutile, laissant place à des enregistrements plus récents.
Un dossier empilable est une bénédiction pour ceux qui manquent d’espace de stockage et qui tentent d’organiser un bureau. Un fichier d’empilement est une série de plates-formes attachées à une seule base. Beaucoup ont six à huit plates-formes pour diverses catégories de matériaux. Un fichier d’empilage constitue une excellente boîte de réception, car l’employé peut mettre la main sur des fichiers spécifiques plus rapidement. Étant donné qu’un fichier à empiler est vertical, il ne prend pas plus d’espace sur un bureau plat qu’une seule boîte de réception, ce qui le rend idéal pour économiser de l’espace.
Les matériaux les plus souvent utilisés doivent être placés le plus près du travailleur. Le téléphone, le stylo et le porte-crayon doivent tous être à portée de main, ainsi qu’un bloc-notes pour noter des chiffres ou d’autres informations. Cependant, ces éléments ne doivent pas interférer avec l’utilisation du clavier ou de la souris de l’ordinateur. Un petit calendrier de bureau, plutôt qu’un bloc-calendrier, peut être préférable pour ceux qui tentent d’organiser un bureau de plus petites proportions. Ceux qui ont plus d’espace de bureau peuvent vouloir un grand calendrier sous-main.
Une petite boîte ou un dossier doit toujours être disponible pour divers documents, courrier et autres articles. Cependant, il doit être nettoyé au moins deux fois par mois. Les articles qui ne sont pas souvent utilisés, mais toujours nécessaires, doivent être relégués dans un tiroir de bureau.
L’employé de bureau doit chercher à organiser un bureau de manière à lui donner une efficacité maximale. Certains magasins de fournitures de bureau vendent même des organiseurs de bureau pour aider les travailleurs à cette fin. Ceux-ci sont utiles si le travailleur a l’espace de bureau pour accueillir l’organisateur. La meilleure façon d’organiser un bureau, cependant, est de minimiser les effluves. Cela signifie jeter tout ce qui n’a pas été utilisé depuis plus d’un mois, ou tout ce qui est peu susceptible d’être réutilisé. Même les tiroirs de bureau doivent être nettoyés de temps en temps. Aussi fastidieux que cela puisse paraître, organiser un bureau fera gagner du temps à long terme et aidera le travailleur à être plus efficace.