Aussi appelée lettre de demande de remboursement, une lettre de remboursement est un document qui cite une situation financière particulière qui existe entre deux parties, et identifie la nécessité pour l’une de ces parties de recevoir un remboursement de tout ou partie d’une contribution financière versée comme partie d’une transaction financière. Le contenu réel de la lettre peut être quelque peu informel, ou il peut être très détaillé et formel, selon les circonstances entourant la transaction. Il existe une liste principale d’éléments à traiter dans le texte de la lettre, y compris la fourniture d’informations d’identification concernant la transaction en question, le montant du remboursement demandé et le type de conditions de paiement considérées comme acceptables.
Avec la plupart des formats de lettre de remboursement, la première tâche consiste à identifier la raison du remboursement. Par exemple, si un membre d’un club de remise en forme a remis le paiement d’une année d’adhésion et doit déménager pour travailler vers la fin du premier trimestre de cette année, il peut informer le club de ce changement de statut. En supposant que les termes et conditions d’adhésion permettent un remboursement partiel des frais d’adhésion en raison du déménagement d’un membre, fournir ces données permet de noter que cette situation particulière est couverte et qu’une sorte de remboursement est dû.
En plus d’indiquer les raisons de la demande, une lettre de remboursement doit également identifier le montant prévu du remboursement. Cela permet au destinataire de vérifier les chiffres et de déterminer si ce montant est correct. En supposant que les deux parties interprètent correctement les dispositions de l’accord entre elles, cette courtoisie aide simplement à faire comprendre que toutes les personnes impliquées ont le même niveau d’attentes.
Un troisième élément clé de toute lettre de remboursement consiste à identifier des méthodes acceptables pour fournir ce remboursement à la partie requérante. L’expéditeur peut demander le paiement sous la forme d’un chèque, d’un crédit émis sur un compte de carte de crédit ou d’un transfert électronique de fonds sur son compte bancaire. Cela permet souvent d’accélérer le paiement, car il n’est pas nécessaire d’émettre des communications supplémentaires afin de déterminer comment le paiement doit être traité.
Une fois la lettre de remboursement envoyée et reçue, de nombreuses entreprises répondront avec un accusé de réception de la demande et un aperçu du moment où le remboursement sera effectué. Typiquement, le montant du remboursement sera noté dans la réponse, ce qui permet de savoir exactement combien sera remboursé par chèque, crédit ou virement. En supposant que le montant demandé et le montant approuvé soient identiques, la transaction est considérée comme terminée une fois le paiement effectué.