Un spécialiste du contrôle des documents passe généralement une grande partie de son temps à peaufiner la documentation, les manuels et les supports d’instructions qui accompagnent les produits hautement techniques. La plupart de ces spécialistes travaillent dans des industries telles que l’ingénierie ou la fabrication de produits pharmaceutiques, où le travail est complexe et où le langage simple est rare. Des instructions claires et des informations sur l’utilisation du produit sont toutefois impératives, et c’est là qu’intervient le spécialiste du contrôle des documents. Ce professionnel agit essentiellement comme contrôle de la qualité de la littérature et des textes qui sont rendus publics. Le travail implique principalement la corroboration, la saisie de données et des contrôles de cohérence à un niveau élevé.
Dans la plupart des contextes, un spécialiste du contrôle des documents travaille en tant que membre d’une équipe de rédaction technique. La rédaction technique cherche essentiellement à saisir l’essence d’une procédure ou d’un produit, puis de la structurer dans un langage plus facilement compris par les consommateurs. Cependant, cela implique plus que simplement décrire et traduire. Un spécialiste des documents techniques doit être extrêmement précis et doit s’assurer qu’un langage et un codage cohérents sont utilisés dans tous les documents. Les informations publiées ou distribuées qui ne peuvent pas être facilement comprises peuvent entraîner des blessures ou une mauvaise utilisation du produit, qui peuvent toutes deux avoir des conséquences négatives pour le fabricant.
Les spécialistes du contrôle des documents travaillent principalement sur les manuels d’instructions et la documentation technique qui accompagnent les produits électroniques et technologiques. Lorsque l’équipe de rédaction a fini de compiler ces informations, le spécialiste les examine, à la recherche de clarté et d’exactitude. Cela implique souvent l’utilisation d’un lexique spécifique à l’industrie de termes hautement techniques. Ces termes doivent être définis et utilisés de manière cohérente dans tous les documents. Lorsque les spécialistes trouvent des erreurs ou découvrent des endroits où des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires, ils renvoient généralement les documents en question à l’équipe de rédaction.
L’efficacité dans les emplois de spécialiste du contrôle des documents nécessite généralement une grande attention aux détails et une aptitude pour les documents complexes. Cependant, les spécialistes n’ont généralement pas besoin de posséder beaucoup d’expertise en la matière. La plupart du temps, les spécialistes des documents sont autorisés à apprendre les tenants et les aboutissants de l’industrie sur le tas. Des exceptions existent pour les projets dans le domaine militaire et de la défense nationale, car ces spécialistes doivent généralement avoir une connaissance directe des pièces qui sont construites et décrites. Dans la plupart des autres contextes, cependant, un baccalauréat, une expérience en rédaction et en édition et de solides compétences organisationnelles sont les seules exigences.
En dehors de l’ingénierie et de la science, le terme spécialiste du contrôle des documents est parfois, quoique rarement, appliqué aux employés débutants qui ne sont souvent guère plus que des commis au courrier. Ces employés gèrent l’afflux de documents, traitent les mémos et trient le courrier entrant et sortant. Ce type de professionnel et ceux qui travaillent dans les plus hauts niveaux de la fabrication ont peu en commun à part le titre du poste.