Au fil des ans, de nombreuses entreprises de toutes tailles se sont appuyées sur des machines à affranchir comme moyen de traiter efficacement le courrier sortant et d’appliquer le montant correct d’affranchissement. Les machines à affranchir sont en fait d’excellentes aides de bureau qui peuvent faire économiser beaucoup de temps et d’efforts à un personnel occupé. Voici quelques faits sur la machine à affranchir, y compris certaines des caractéristiques qui rendent l’appareil attrayant pour les bureaux de toutes tailles.
Pour contribuer à améliorer la productivité des bureaux, la machine à affranchir est utilisée depuis plusieurs décennies. Une machine qui permet l’impression de l’affranchissement approuvé directement sur la pièce d’envoi, les machines à affranchir permettent au personnel de bureau de traiter le courrier sortant sans avoir à utiliser de timbres-poste. Une machine à affranchir de base pèsera chaque pièce de courrier, attribuera le montant d’affranchissement correct à la pièce, puis fera passer l’enveloppe dans la machine, permettant à l’empreinte d’un montant d’affranchissement approprié d’apparaître.
Beaucoup plus rapides que l’application de timbres-poste à la main, les machines à affranchir éliminent également le besoin d’apporter des enveloppes et des colis plus lourds au bureau de poste afin d’attribuer la bonne quantité d’affranchissement. Grâce à une balance intégrée que l’on trouve sur de nombreuses machines à affranchir, le colis peut être pesé, classé par classe de courrier correcte et l’affranchissement imprimé sur une bande adhésive.
En plus de la possibilité de peser et d’affranchir les lettres et les colis, les machines à affranchir modernes peuvent également être chargées d’affranchissement via un lien audio vers un fournisseur d’affranchissement. Ce lien peut être porté par une connexion téléphonique numérique ou via un lien Internet. Lorsqu’un affranchissement supplémentaire est requis, un processus de connexion avec le fournisseur, demandant un montant d’affranchissement arrondi à un montant pair, tel que 200.00 $ US, puis vérifiant la demande, déclenchera un système d’approbation. À condition que tout soit en ordre, le système du fournisseur approuvera la demande et l’affranchissement supplémentaire sera disponible pour utilisation.
Les machines à affranchir vont des versions simples qui s’adaptent parfaitement sur une table à des versions plus grandes qui permettront à l’utilisateur d’assembler des pièces d’envoi. Alors que de nombreux systèmes plus petits exigent que l’utilisateur insère les enveloppes dans le compteur individuellement, des compteurs postaux plus robustes permettent à l’utilisateur de placer jusqu’à cent envois nécessitant le même montant d’affranchissement dans un bac. Le système tire ensuite sur les enveloppes, applique le montant d’affranchissement défini pour les enveloppes et dépose les enveloppes dans un bac ou un panier sur le côté opposé du compteur.
De nombreux fournisseurs agréés de services postaux sont heureux de louer des machines à affranchir à leurs clients pour un tarif trimestriel fixe. La location peut être une bonne idée, car vous aurez souvent la possibilité de passer à une machine à affranchir plus récente sans frais supplémentaires. De plus, la location de machines à affranchir garantit également que vous recevrez un service rapide en cas de problème avec votre machine à affranchir. Entre la facilité d’utilisation et la garantie d’assistance en cas de problème mécanique du compteur, il n’est pas étonnant que de nombreux bureaux choisissent des compteurs postaux plutôt que d’autres options d’affranchissement.