Les coûts encourus font référence aux dépenses qui s’accumulent au cours d’une période donnée, qui doivent être documentées de manière appropriée dans les registres comptables et financiers. Ces dépenses ne sont pas nécessairement payées dans le temps où elles surviennent, mais des registres comptables efficaces documentent ces coûts lorsqu’ils surviennent plutôt que lorsqu’ils sont payés. Cela permet aux registres financiers d’une entreprise de refléter correctement les dépenses qui se produisent par rapport aux revenus réalisés pour établir les bénéfices réels. Les coûts engagés se réfèrent généralement aux coûts de faire des affaires, tels que les services publics, les coûts de fabrication et les salaires des employés.
Le terme «coût encouru» fait généralement référence à une dépense qu’une entreprise est tenue de payer, plutôt qu’à une dépense qui est payée immédiatement. L’un des exemples les plus simples de ce type de dépense est une facture de services publics facturée à une entreprise particulière sur une base régulière, comme une redevance mensuelle d’une compagnie de téléphone. Alors qu’une entreprise fonctionne pendant un mois donné, elle utilise le service d’une compagnie de téléphone qui facture l’entreprise le mois suivant. Au cours du mois d’exploitation, l’entreprise a généré un coût encouru égal au montant qui lui sera facturé pour le service téléphonique.
Même si l’entreprise paiera cette dépense le mois suivant, voire plusieurs mois plus tard selon le forfait téléphonique de l’entreprise, elle est considérée comme un coût encouru au cours du mois d’exploitation. Afin d’enregistrer et de comprendre efficacement les bénéfices d’une entreprise, ce type de coût encouru est enregistré avec les revenus générés par l’entreprise pour un mois donné. À la fin du mois, ces dépenses peuvent être comparées aux revenus générés, et la différence entre ces chiffres détermine si l’entreprise fait des bénéfices ou perd de l’argent.
Il existe de nombreux types de dépenses qui peuvent être répertoriés comme «frais engagés» dans un enregistrement comptable. Une entreprise doit généralement payer pour un certain nombre de services publics différents et de services similaires, y compris l’électricité, le service téléphonique, l’accès Internet, le gaz naturel, l’eau, l’élimination des ordures et les eaux usées. Les entreprises ont également tendance à inclure les salaires qui doivent être payés aux employés comme un coût encouru chaque mois dans l’exercice de leurs fonctions. Une entreprise de fabrication peut devoir inclure les coûts des matières premières, des réparations de machines et d’autres dépenses pour chaque mois, tandis qu’une entreprise de vente au détail peut engager des frais de fournisseur et des frais d’expédition.