Un journal et un grand livre sont deux types de livres qui sont couramment utilisés dans le processus de comptabilité. Considéré comme la clé de ce que l’on appelle la comptabilité en partie double, chacun de ces livres sert des objectifs spécifiques dans le cadre du processus global de tenue de registres financiers précis. Bien que bon nombre des transactions inscrites dans ces deux livres soient les mêmes, il existe des différences importantes dans le but et la fonction de chacun de ces livres comptables.
L’une des différences les plus fondamentales entre le journal et le grand livre est lorsqu’ils sont employés dans le processus comptable. Le journal sert de livre comptable dans lequel une transaction est introduite pour la première fois dans le système comptable, la transaction étant souvent appelée écriture d’origine. Plus tard dans le processus, cette même transaction sera enregistrée en tant qu’écriture dans le grand livre, où cette écriture sera positionnée par rapport à d’autres écritures à des fins d’évaluation et d’analyse.
Une autre différence importante entre le journal et le grand livre est l’ordre des écritures dans les enregistrements. Les journaux sont toujours classés par ordre chronologique, ce qui permet d’identifier très facilement les transactions associées à un jour ouvrable, une semaine ou une autre période de facturation. En revanche, la disposition des écritures dans un grand livre a plus à voir avec le regroupement de transactions similaires dans des comptes spécifiques à des fins d’évaluation des données à des fins financières et comptables internes.
Les différents objectifs du journal et du grand livre signifient également que chaque livre est structuré différemment. Un journal comprendra souvent une brève description de la transaction, y compris une date, et le placement du montant de la transaction dans une colonne de débit ou de crédit. Il n’y a aucune tentative d’équilibrer les transactions enregistrées dans un journal. En revanche, les écritures dans les comptes du grand livre doivent être équilibrées à tout moment.
Il y a une certaine divergence d’opinion quant à l’utilisation à la fois du journal et du grand livre. Une école de pensée soutient qu’en tenant les deux livres comptables, la possibilité d’identifier les erreurs de comptabilisation est améliorée, un facteur qui peut être très utile lorsque et comme les comptes du grand livre ne sont pas équilibrés. En outre, la revue est souvent plus facilement acceptée comme preuve devant un tribunal, en raison du processus simple utilisé pour enregistrer les transactions dans l’ordre chronologique. Une approche différente soutient que la tenue d’un journal est facultative, tandis que la tenue d’un grand livre est cruciale pour la tâche de suivi des transactions financières de l’entreprise, y compris en termes d’organisation des comptes afin que les impôts puissent être calculés et payés avec précision.