Bien que les deux termes soient parfois utilisés de manière interchangeable, la conférence Web et la vidéoconférence sont en réalité deux produits de communication différents. Bien que les deux produits puissent utiliser la vidéo d’une manière ou d’une autre, chacun a certaines applications qui les rendent parfaitement adaptés à des situations spécifiques. La technologie utilisée pour la conférence Web et la vidéoconférence est également légèrement différente, ce qui doit être pris en compte lors du choix d’organiser une réunion pouvant impliquer l’utilisation de l’un ou l’autre produit.
La visioconférence est un outil conçu pour fournir exactement ce que son nom implique. En règle générale, ce type de conférence permettra aux participants réunis à deux endroits ou plus de se voir et de s’entendre au cours d’une réunion. Ce type de rassemblement en temps réel est normalement facilité par l’utilisation d’un pont de visioconférence capable de prendre en charge à la fois un signal audio et un flux vidéo en direct. Selon le niveau de sophistication de l’équipement vidéo impliqué, le modérateur de la réunion et les participants peuvent être en mesure de diviser l’écran de visualisation pour voir toutes les parties simultanément.
L’une des principales différences entre la conférence Web et la vidéoconférence est l’équipement nécessaire pour organiser une réunion. Bien que certaines entreprises maintiennent leur propre équipement de vidéoconférence, cela peut être une approche assez coûteuse. De nombreuses entreprises utiliseront des salles de conférence disponibles localement, effectuant généralement ce qu’on appelle une certification de site à un moment donné avant la réunion en direct. Il s’agit simplement d’un test dans lequel le prestataire de la visioconférence se connecte avec chacune des salles de conférence pour s’assurer que l’équipement est compatible avec le pont de conférence utilisé pour orchestrer la réunion, tant au niveau de la qualité de la transmission visuelle que de la clarté audio. Cela peut être important dans un certain nombre de scénarios, comme prendre une déposition formelle ou organiser une réunion au cours de laquelle la capacité de voir des visages est aussi importante que les mots prononcés.
La conférence Web est un outil en ligne qui permet de partager des données ainsi que des transmissions audio dans le cadre d’une réunion. Ces données peuvent se présenter sous la forme d’une sorte de vidéo, mais peuvent également inclure le partage de documents, de feuilles de calcul et de présentations. De plus, la conférence Web comprend souvent une gamme plus large d’outils qu’un modérateur peut utiliser pour contrôler une réunion. Contrairement à la vidéoconférence, il n’y a généralement pas besoin d’équipement spécial ; une conférence Web peut être assistée en utilisant à peu près n’importe quel ordinateur avec une connexion Internet et une quantité suffisante de ressources pour prendre en charge le transfert de données. Les conférences Web peuvent inclure la diffusion audio sur le Web ou utiliser une connexion indépendante via une ligne téléphonique.
La conférence Web et la vidéoconférence sont des outils commerciaux viables, idéaux pour certaines applications. Lorsque la partie visuelle est en direct, par exemple pour aider les techniciens à aider un client à réparer une machine à distance, la vidéoconférence en direct est essentielle. Dans le même temps, une conférence Web fonctionnera bien pour montrer une présentation ou permettre à plusieurs personnes situées à distance de collaborer sur un document en même temps. En règle générale, il existe également une différence de coût entre la conférence Web et la vidéoconférence, l’option de conférence Web étant l’option la plus abordable. Cela évolue rapidement, car le coût de la vidéoconférence et de l’équipement requis continue de diminuer, car les nouvelles technologies rendent cette option possible pour les entreprises encore plus petites.