D’une manière générale, les coûts d’exploitation se répartissent en catégories fixes et variables, déterminées par la forme qu’ils prennent d’une période à l’autre. Les coûts fixes restent les mêmes, peu importe ce qui se passe dans une entreprise, tandis que les coûts variables fluctuent en fonction de l’utilisation et d’autres activités. La comptabilisation des deux est nécessaire pour tenir des registres précis et élaborer des budgets appropriés. Certains outils d’estimation des coûts variables sont disponibles pour aider à les contrôler, car ils peuvent devenir un problème lorsqu’une entreprise ne les prend pas en compte.
Les coûts d’exploitation fixes d’une entreprise restent stagnants quelle que soit sa durée d’ouverture et sa production. Ces coûts comprennent des éléments tels que les paiements de loyer ou d’hypothèque, les assurances, les honoraires d’un conseiller juridique, etc. Ce sont des dépenses régulières et récurrentes qui ne fluctuent pas, sauf accord. Par exemple, une compagnie d’assurance peut augmenter le prix d’une police lors de son renouvellement. D’un mois à l’autre, cependant, les primes resteraient les mêmes.
En revanche, les coûts d’exploitation variables fluctuent. Les services publics comme l’eau et l’électricité sont mesurés pour fournir des frais basés sur l’utilisation. Lorsque les entreprises utilisent plus, elles paient plus, parfois beaucoup plus si elles dépassent les estimations d’utilisation de base. Les fournitures et la masse salariale des employés peuvent également être variables. Si un restaurant est ouvert pour le dîner sept soirs par semaine, par exemple, il aura besoin de plus de nourriture que s’il est fermé trois de ces nuits. De même, davantage d’employés seraient nécessaires pendant les périodes de pointe et les heures prolongées, et les heures pourraient être réduites à d’autres moments pour réduire les dépenses salariales.
Dans le cadre des coûts d’exploitation fixes et variables, les entreprises peuvent être en mesure de traiter les coûts sous diverses catégories fiscales. Certaines sont des dépenses directement liées à l’amélioration de l’entreprise, comme les baux d’équipement et de structures, qui peuvent être déductibles d’impôt. De même, les honoraires professionnels des avocats et des comptables entreraient dans leur propre catégorie fiscale pour permettre à l’entreprise de les déduire. Si un coût peut être directement lié aux dépenses liées à l’exploitation d’une entreprise, il peut être admissible à un traitement fiscal spécial.
Les coûts fixes comprennent les primes, les loyers, les baux et les frais, tandis que les coûts d’exploitation variables peuvent impliquer des activités telles que les dépenses en capital, la masse salariale et les fournitures. Les entreprises qui doivent budgétiser leurs dépenses variables peuvent utiliser des outils tels que les estimations des agences de services publics et des graphiques d’année en année. Ces graphiques peuvent fournir des informations approximatives sur le montant qu’une entreprise pourrait dépenser, compte tenu des expériences passées. Par exemple, la masse salariale des employés pendant la période des fêtes peut être prévisible sur la base des dépenses de la saison dernière, avec un ajustement pour les augmentations.