Les différents types de tâches de workflow sont organisés en fonction de l’étape dans laquelle se trouve un projet. Les tâches de workflow sont généralement organisées en fonction de ce qui doit être fait pour le projet, y compris la conception, la confirmation des données, la mise en œuvre, les contrôles de qualité, les tests et l’achèvement. Un logiciel de gestion de projet aide à identifier à quelle étape se trouve un projet, quelles tâches doivent être effectuées, qui est responsable de certaines tâches de flux de travail et comment le processus de transfert se déroulera.
La conception et la présentation constituent généralement le premier ensemble de tâches de workflow. Lorsqu’un projet en est à ses débuts, des informations sont recueillies pour déterminer ses paramètres et le résultat souhaité. Les spécifications et les options sont explorées à ce stade. Un exemple serait la vente de lignes téléphoniques voix et données.
Dans ce scénario, un responsable de compte ou un représentant des ventes travaillerait avec le client pour déterminer le type de service qu’il pourrait rechercher. Le représentant commercial négocierait ensuite certains types de produits qui correspondent aux besoins du client et établirait une fiche technique avec ces spécifications. Une commande devient un projet qui est confié à une équipe de service et d’exécution qui vérifie les informations et gère les aspects techniques de la demande.
La deuxième étape des tâches de workflow est parfois appelée confirmation ou spécification des données. Les demandes de projet sont examinées pour s’assurer qu’elles respectent les directives de l’entreprise et satisfont aux exigences de mise en œuvre. Par exemple, si un client demande un service qui n’est pas disponible dans sa région, le projet ne peut pas aboutir. Avec certains projets, les coordonnées du client et les informations de facturation peuvent être vérifiées afin de faciliter le processus de mise en œuvre, ce qui peut impliquer la coopération de fournisseurs tiers.
La mise en œuvre implique de travailler avec une variété de départements et de contacts individuels qui sont responsables des différents détails du projet. Au cours de cette étape, une surveillance est généralement effectuée pour s’assurer que les dates limites sont respectées. Des escalades et des dépannages peuvent être nécessaires entre les différentes personnes impliquées afin de résoudre les problèmes susceptibles de retarder le projet.
Un autre type de tâche de workflow est le test et le contrôle qualité. Une fois les détails d’un projet terminés, des tests sont souvent effectués pour s’assurer que tout est en ordre de marche. Dans l’exemple d’une ligne téléphonique vocale, une fois le service installé, le client et les vendeurs testent la ligne pour s’assurer qu’elle fonctionne comme spécifié.
L’étape d’achèvement du projet est également considérée comme une tâche de workflow. Des rapports peuvent être rédigés pendant cette période, ainsi qu’une analyse de ce qui s’est bien passé. Des suggestions d’amélioration peuvent également être faites au cours de l’achèvement. Le projet est généralement marqué comme terminé une fois qu’il a réussi les tests.
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