Une demande de remboursement est généralement nécessaire lorsqu’une personne paie de sa poche un certain type de dépenses et cherche à récupérer le montant de ces dépenses auprès d’un employeur, d’un fournisseur d’assurance ou d’un type de fournisseur de services. Le processus exact de dépôt d’une demande de remboursement variera en fonction des politiques et procédures de l’entité qui reçoit la demande. En règle générale, le processus comprendra la nécessité de fournir des informations détaillées sur la nature de la dépense, la preuve que la dépense a réellement eu lieu et la raison pour laquelle le remboursement est dû au déclarant.
L’un des exemples les plus courants de dépôt d’une demande de remboursement concerne la présentation d’une demande de remboursement de frais professionnels liés à l’exécution d’une tâche confiée par un employeur. Les employeurs fournissent normalement un formulaire spécifique qui doit être rempli en entier pour recevoir le remboursement. Le formulaire comprendra probablement des champs pour inclure des informations telles que la date à laquelle la dépense a eu lieu, le montant de la dépense et à quoi la dépense était liée en termes de la tâche assignée à l’employé. Dans le cadre de la documentation de remboursement, l’employé fournit normalement des reçus qui appuient les articles saisis dans la demande de remboursement, ce qui permet à l’employeur de vérifier facilement chacun d’eux et d’approuver ou de refuser la demande.
Pour demander un remboursement, il faut comprendre et respecter les politiques et procédures de l’entité qui reçoit la demande de remboursement. Cela signifie s’assurer que la demande est soumise en temps opportun et que tous les documents requis pour le traitement sont soumis en même temps. Même si la demande est soumise en ligne, le destinataire peut exiger que les reçus papier soient numérisés dans un document et soumis avec la demande en ligne.
De plus, prendre le temps de comprendre quels types de frais sont autorisés et lesquels ne le sont pas aidera à accélérer le traitement et permettra au déclarant de recevoir le remboursement plus rapidement. Par exemple, si les politiques d’un employeur autorisent la couverture du coût d’une chambre d’hôtel mais ne permettent pas le divertissement dans la chambre, comme la location de films, choisir de ne pas inclure ces dépenses dans la demande de remboursement diminuera les chances de l’employeur. demander qu’une demande modifiée soit déposée ou que l’employeur supprime le poste et ajuste le solde dû à l’employé. La plupart des employeurs fournissent des lignes directrices spécifiques dans un format imprimé ou électronique qui peuvent être consultées lorsque l’employé remplit le formulaire de demande.