Une fête portes ouvertes est un type de rassemblement informel dans lequel une maison ou un espace est ouvert aux invités qui peuvent aller et venir à leur guise au cours d’une période donnée. Organiser une fête portes ouvertes n’est pas exceptionnellement difficile, mais cela demandera un peu de planification et de prévoyance. Les considérations les plus importantes pour de telles fêtes sont peut-être les invitations ainsi que la nourriture et les boissons : il sera nécessaire de fournir suffisamment de nourriture et de boissons pour le nombre d’invités invités, quelle que soit la durée de l’événement.
Les invitations peuvent être formelles ou informelles, ce qui signifie que l’organisateur de la fête peut faire imprimer et envoyer des cartes d’invitation à la fête portes ouvertes par la poste, ou il ou elle peut simplement faire passer le mot à propos de la fête en le disant à d’autres amis. Il y a des avantages et des inconvénients à chaque méthode. Les invitations imprimées sont plus officielles et invitantes, et les invités se sentiront probablement plus les bienvenus à la fête, mais de telles invitations coûtent également plus d’argent et peuvent prendre du temps à imprimer. Faire connaître la fête par le bouche à oreille ne coûte rien, mais ce n’est pas toujours fiable et les informations sur la fête portes ouvertes sont susceptibles d’être mal interprétées par certains invités.
La nourriture et les boissons seront l’un des investissements les plus importants en temps et en argent pour la soirée portes ouvertes. C’est une bonne idée de déterminer à l’avance quel type de rafraîchissement sera servi afin qu’un budget puisse être établi et que les préparatifs puissent être faits. Si des invitations imprimées sont faites, il est approprié d’inclure sur l’invitation le type de rafraîchissements servis afin que les invités puissent être préparés. Si, par exemple, des collations seront servies, le noter sur l’invitation garantira que les invités ne se présenteront pas en s’attendant à un dîner complet.
L’organisateur de la fête doit décider à l’avance s’il souhaite que les invitations à la fête soient ouvertes – ce qui signifie que presque tout le monde peut se présenter – ou si elles doivent être plus exclusives. Les invités qui sont invités peuvent amener d’autres personnes avec eux, sauf indication contraire sur l’invitation. Par conséquent, si l’organisateur de la fête souhaite limiter le nombre de personnes qui se présentent à la fête portes ouvertes, c’est une bonne idée de noter sur l’invitation que les invités ne devraient amener qu’une autre personne avec eux, ou quel que soit le nombre avec lequel l’organisateur est à l’aise.