Avec un peu de recherche, les superviseurs de la réception trouveront un certain nombre de conseils différents sur la façon dont ils peuvent accomplir efficacement leurs tâches. La plupart des conseils concernent la réponse au téléphone, le port de vêtements appropriés, la gestion du temps et de l’espace de travail, etc. Étant donné que les clients interagissent généralement avec la réception d’une entreprise lorsqu’ils pénètrent dans les locaux, il est essentiel que cette zone soit bien surveillée. En tenant compte des conseils, les superviseurs de la réception peuvent s’assurer que la réception de leur employeur est organisée et fonctionne de manière conviviale et efficace.
Un superviseur de la réception doit donner l’exemple, ce qui inclut d’éviter de passer des appels téléphoniques personnels, sauf en cas d’urgence. De nombreuses entreprises ont mis en place une politique stricte concernant les appels téléphoniques personnels et, si elles ne le font pas, un superviseur de la réception devrait en créer un. Dans le cadre de cette politique, il devrait être exigé que les invités sans rendez-vous soient poliment invités à s’asseoir jusqu’à ce qu’ils puissent être attendus si le personnel de la réception est au téléphone avec un vendeur ou un client. Un superviseur de la réception trouvera également avantageux que son personnel réponde au téléphone avec le sourire, car les personnes à l’autre bout du fil peuvent entendre le sourire dans leur voix, ce qui contribue à améliorer les relations d’affaires. Le meilleur moyen pour les superviseurs de la réception de s’assurer que leur personnel répond correctement au téléphone est de les éduquer et de les former de manière approfondie.
Les superviseurs de la réception doivent s’assurer que leur personnel s’habille de manière appropriée. Le type de tenue vestimentaire le plus approprié est celui qui imite la culture de l’entreprise. Comme il existe de nombreux types d’industries qui incluent des entreprises avec une réception, chaque industrie a généralement un code vestimentaire différent des autres. Par exemple, un cabinet médical exige généralement que le personnel porte des blouses, mais un bureau scolaire exige généralement que le personnel porte des kakis et une chemise boutonnée.
Tous les superviseurs de la réception devraient être en mesure de gérer efficacement leur temps de travail et leur espace de travail, car cela contribue à optimiser l’efficacité opérationnelle. En identifiant les pertes de temps quotidiennes et comment les éviter, un superviseur peut augmenter considérablement les niveaux de productivité du temps de travail. Le superviseur doit être capable de garder les zones de réception organisées et bien rangées, ce qui aide en utilisant des outils liés à l’organisation de l’espace. La plupart des responsables de la réception trouveront très utile d’organiser tous les fichiers clients de manière électronique. Cela aide à réduire les dégâts de papier qui contribuent souvent à une réception très désordonnée.
Le personnel de la réception fait généralement face à beaucoup de stress au quotidien. Les superviseurs de la réception ont intérêt à fournir à leur personnel des techniques de soulagement du stress, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter avec des clients impolis. Une ligne de communication ouverte doit toujours être laissée entre un superviseur de la réception et son personnel, car cela permet au personnel de se défouler lorsque des situations stressantes surviennent.