Les entreprises dépendent fortement du transfert verbal et écrit d’informations, que ce soit entre individus ou groupes. Les sept C de la communication d’entreprise sont une liste de sept mots détaillant comment une personne doit communiquer avec ses pairs, ses superviseurs et ses clients. Trois détaillent le type d’informations qu’une personne doit transmettre : « concrète », « correcte » et « complète ». Les quatre mots restants se rapportent à la façon dont une personne doit transmettre cette information – « clair », « cohérent », « concis » et « courtois ». Le dernier terme, cependant, peut également être qualifié de « prévenant ».
Le type d’informations qu’une personne ou une entreprise fournit ou exprime est extrêmement important lorsqu’il s’agit de communication d’entreprise, et deux des sept C qui s’y rapportent sont les termes « concrète » et « correcte ». Ce dernier fait référence à l’idée qu’une personne ou une entreprise devrait fournir aux autres une solide compréhension de ce qu’elle dit en utilisant toujours des mots, des idées et des exemples spécifiques, plutôt que de s’appuyer sur une terminologie non figurative. Tout aussi important qu’une image claire est correcte. Ce terme dans les sept C de la communication d’entreprise suggère qu’il faut toujours vérifier ses faits et s’assurer que toutes les communications écrites sont présentées en utilisant une orthographe, une terminologie et une grammaire correctes.
En plus de fournir une communication verbale ou écrite concrète et correcte, une personne doit toujours viser à fournir des informations complètes. Avant d’envoyer des documents écrits ou de faire une présentation verbale, le terme « complet » dans les sept C de la communication d’entreprise est un rappel pour s’assurer que tout ce qu’une autre personne ou un groupe a besoin de savoir est fourni. Par exemple, une demande pour qu’une personne assiste à une réunion n’est pas complète à moins que le demandeur ne fournisse une date, une heure et un lieu pour la réunion.
Les termes « clair » et « cohérent » font référence à la quantité et au type d’informations transmises. Selon les sept C de la communication d’entreprise, les échanges doivent toujours être clairs et la personne qui reçoit ne doit jamais être confuse ou se demander ce que l’autre personne voulait dire exactement. En plus de cela, les communications écrites et verbales doivent également être cohérentes. Bien que ces deux C soient de nature similaire, être cohérent fait généralement référence à des cas où deux idées ou plus sont combinées. Ce terme suggère que seules les idées connexes doivent être rassemblées et qu’elles doivent être présentées d’une manière logique.
Bien que bon nombre des sept C de la communication d’entreprise aident à rappeler à une personne de fournir beaucoup d’informations, cela exige également qu’une personne soit concise. Étant donné que la correspondance et les conversations commerciales consistent principalement à transmettre des données dans les deux sens, il est important qu’un individu ne prenne pas de temps en relayant des détails inutiles. Il est essentiel de garder des communications concises et précises, tout en étant complètes et claires.
L’un des sept C les plus importants est peut-être le terme « courtois » ou « prévenant », et c’est le seul qui a peu à voir avec le type ou la qualité de l’information transmise. La manière dont les personnes et les entreprises communiquent entre elles est l’un des principaux facteurs qui déterminent le type de relation que les personnes impliquées dans l’entreprise entretiennent. Garder chaque échange courtois et poli, même court, et transmettre des pensées et des idées d’une manière compatissante et réfléchie est essentiel pour développer et entretenir ces relations et, par conséquent, pour réussir en affaires.