Le département de gestion des voyages d’affaires (CTM) d’une entreprise gère tous les aspects des préparatifs de voyage des employés de l’entreprise. Les contrats avec les partenaires de voyage, tels que les chaînes hôtelières, sont organisés par le groupe de gestion des voyages d’affaires, et les employés doivent prendre les dispositions nécessaires pour les voyages d’affaires par l’intermédiaire du service de gestion des voyages. Les grandes entreprises ont des services de gestion des voyages d’affaires, tandis que les petites entreprises ont tendance à employer des agents de voyages pour fournir certains des mêmes types de services.
Les politiques relatives aux voyages d’affaires sont généralement formulées par le groupe de gestion des voyages en collaboration avec les services des ressources humaines et des finances. Les grandes entreprises ont un budget annuel pour les frais de déplacement, et le groupe de voyage d’affaires doit s’assurer que le coût total des déplacements des employés ne dépasse pas le budget annuel. Certains groupes de voyage attribuent un budget de voyage à chaque division de la société, et les chefs de service sont chargés de superviser les préparatifs de voyage de leurs propres employés.
Un groupe de gestion de voyages d’affaires établit normalement des liens avec des entreprises qui peuvent fournir le transport et l’hébergement des employés lors de voyages d’affaires. Les grandes entreprises acceptent des contrats avec plusieurs chaînes hôtelières pour garantir que les employés puissent trouver des hôtels partenaires où séjourner, quel que soit l’endroit où ils doivent se rendre pour affaires. Les entreprises bénéficient normalement d’une remise importante pour les réservations de groupe et bénéficient de tarifs réduits pour avoir accepté de travailler avec des chaînes hôtelières et des compagnies aériennes particulières. Ces remises dépendent du fait que le groupe de voyages d’affaires accepte de traiter un certain nombre d’affaires avec chaque entreprise partenaire. Les hôtels et les compagnies aériennes peuvent interrompre les remises si les entreprises effectuent des réservations moins fréquemment que prévu initialement.
Les employés qui doivent effectuer des voyages de nuit sont normalement remboursés des dépenses liées aux repas, à la lessive et au nettoyage à sec. Le groupe de gestion de l’entreprise mène des recherches pour déterminer le coût des repas et autres services dans différentes régions géographiques et utilise ces informations pour établir des limites de dépenses quotidiennes pour les employés. Les entreprises ne remboursent que les dépenses qui ne dépassent pas la limite, bien que les employés soient libres de dépenser au-delà de la limite quotidienne s’ils utilisent leurs propres fonds. Certains groupes de gestion des voyages d’affaires fournissent aux employés des cartes de crédit d’entreprise, qui permettent aux employés de facturer les dépenses directement à l’entreprise plutôt que de soumettre des demandes de remboursement.
Lorsque les dépenses annuelles dépassent le budget indiqué, le groupe de gestion des voyages d’entreprise est chargé de s’assurer que les employés de l’entreprise modifient ou annulent les plans de voyage pour le reste de l’année. De nombreuses entreprises exigent que leurs employés organisent des réunions via des conférences téléphoniques afin de réduire les coûts. Les budgets de voyage sont revus chaque année et peuvent être augmentés pour tenir compte de la hausse des prix, mais la plupart des entreprises considèrent les frais de voyage comme des dépenses contrôlables et ont tendance à maintenir les budgets de voyage au minimum.