Un actif papier est tout type d’actif inscrit au bilan mais qui ne peut être converti en espèces rapidement ou facilement. Les entreprises ont souvent un certain nombre d’actifs papier dans leurs livres, parfois sous la forme de pièces et d’équipements qui ne sont plus utilisables mais qui n’ont pas encore été déduits des registres comptables. Il existe des pratiques comptables qui permettent de retirer progressivement des actifs de ce type des livres, soit en radiant le matériel obsolète, soit en vendant le bien à sa valeur de récupération. Selon les lois fiscales applicables dans la juridiction dans laquelle la société est située, ce processus peut entraîner la création d’un allégement fiscal qui peut être utilisé pour réduire les taxes dues pour la période au cours de laquelle la vente est effectuée.
La faible liquidité d’un actif papier, due soit à l’obsolescence, soit au fait qu’il n’y a pas de marché pour cet actif, signifie que l’entreprise paie essentiellement des impôts sur une participation qui ne fournit aucun avantage de quelque nature que ce soit. Pour cette raison, il n’est pas inhabituel pour les entreprises d’avoir un certain type de processus en place qui permet de déclarer l’actif obsolète et de le retirer de ses registres financiers. Dans les grandes entreprises, ce processus est normalement lancé au niveau de l’usine et transmis au bureau du contrôleur au siège social.
Le contrôleur déterminera alors si l’actif pourrait être utilisé à un autre endroit de l’entreprise. Si tel est le cas, des dispositions sont prises pour transférer l’actif papier vers le nouvel emplacement et le retirer des registres comptables de l’usine qui cherche à faire déclarer l’équipement obsolète. Si l’actif n’est d’aucune utilité pour l’entreprise à l’un de ses emplacements et qu’il est déterminé que l’article ne peut pas être vendu, le contrôleur accordera souvent la demande d’obsolescence et approuvera à la fois le retrait de l’actif des registres comptables et le transport de l’équipement obsolète à une décharge ou à un brocanteur.
Étant donné qu’un actif papier n’a souvent plus aucune valeur pour le propriétaire, cet actif ne génère pas d’avantages qui aident à compenser les taxes qui sont évaluées sur l’article d’une année sur l’autre. Afin de réduire la charge fiscale et d’économiser de l’argent, les entreprises évaluent généralement les pièces et l’équipement sur une base annuelle pour déterminer s’il y a une raison de conserver ces actifs pendant une autre année. En déclarant l’actif papier obsolète conformément aux lois et réglementations gouvernementales pertinentes pour le type d’actif concerné, la société peut disposer de l’actif et ne plus porter la valeur comptable de cet actif dans ses registres comptables. Le résultat final est moins d’impôts dus et plus d’argent conservé par l’entreprise pour une utilisation dans des projets tels que le développement de produits ou la mise à niveau d’équipements qui restent importants pour les opérations commerciales.