Un certificat de compétence est délivré par l’administration des petites entreprises (SBA) pour prouver qu’une petite entreprise est capable d’exécuter un contrat. Le certificat est nécessaire dans les cas où la petite entreprise est le moins-disant sur un contrat du gouvernement et l’agent de négociation des contrats qui est chargé d’attribuer une soumission ne croit pas que la petite entreprise peut s’acquitter des fonctions requises dans le cadre de la soumission. Les experts de la SBA examinent l’entreprise en détail pour évaluer ses capacités de performance et délivrent un certificat de compétence qui exige que le contrat soit attribué à l’entreprise. Sans cela, les entreprises qui débutent dans les appels d’offres pour les marchés publics pourraient avoir de la difficulté à se voir attribuer des contrats par des agents de négociation des contrats qui ne sont pas sûrs de leur capacité d’exécution. Le Congrès des États-Unis a donné à la SBA le pouvoir de faire ces déterminations pour les marchés publics et d’examiner et de délivrer des certificats.
C’est à la petite entreprise qui s’est vu refuser une offre de demander un certificat de compétence auprès de la SBA. Le Congrès a énuméré certains des critères que la SBA devrait examiner afin de déterminer s’il faut délivrer un certificat. Ceux-ci incluent la ténacité, le crédit et l’intégrité de l’entreprise. Un agent de négociation des contrats peut rejeter une offre sur l’un de ces critères, mais l’offre doit être transmise à la SBA pour examen. Le SBA ne se limite pas à cette seule liste, et il passe souvent en revue d’autres critères pour déterminer les capacités et le niveau de responsabilité de l’entreprise.
La SBA envoie une demande de certificat de compétence conformément au Small Business Act aux entreprises qui souhaitent annuler le refus de l’agent de négociation des contrats. L’application est souvent utilisée pour collecter des données financières et autres sur le propriétaire de la petite entreprise. Il comprend un formulaire d’état financier que les entreprises doivent remplir qui répertorie leurs actifs et passifs; comptes créditeurs et comptes débiteurs; et un état comparatif des ventes, des bénéfices et des pertes. Les entreprises doivent également fournir des informations sur leurs installations et équipements pour aider le SBA à examiner la capacité de l’entreprise à exécuter le contrat. La demande se termine par un accord que le demandeur doit signer, dans lequel les propriétaires d’entreprise s’engagent à ne pas embaucher de représentant de la SBA dans les deux ans suivant la délivrance du certificat et à donner à la SBA accès aux dossiers financiers et autres pendant l’exécution du contrat.
Une fois que la SBA a reçu la demande de certificat de compétence, elle commence ses examens de l’entreprise et en informe l’agent de négociation des contrats qui a rejeté l’offre en premier lieu. La SBA envoie souvent une équipe de représentants sur le terrain pour évaluer les capacités de l’entreprise. L’équipe rend compte de ses conclusions à un comité d’examen qui approuvera ou refusera le certificat.