Un document d’encaissement accompagne un envoi détaillant les informations essentielles et les obligations de paiement associées. Ces documents fournissent une liste de tout ce qui se trouve dans l’envoi, avec des notes spéciales si nécessaire, et le total dû. Cela peut inclure les coûts des produits ainsi que les frais d’expédition et de manutention. Les acheteurs et les vendeurs peuvent référencer leurs enregistrements pour confirmer qu’ils correspondent lors de la soumission des paiements et de l’exécution d’autres activités. Des numéros de référence uniques leur permettent de communiquer sur les différends et autres problèmes.
Les acheteurs reçoivent une copie du document de collecte avec l’expédition. Il détaille généralement les coordonnées complètes de l’acheteur et du vendeur, ainsi que le contenu de l’envoi. Si le vendeur avait besoin d’effectuer des substitutions ou de mettre des produits en rupture de stock, cela peut être indiqué dans la documentation. La loi peut exiger d’autres divulgations, y compris les conditions de paiement. De nombreuses entreprises utilisent des formulaires standardisés pour s’assurer que toutes les informations requises par la loi seront présentes.
La documentation informe les acheteurs du montant dû et fournit des informations sur la date limite et l’endroit où le soumettre. Ils peuvent également servir de preuve formelle du transfert de propriété. En acceptant le document d’expédition et de collecte, l’acheteur s’engage également à payer. S’il y a un problème avec l’expédition, l’acheteur peut avoir besoin de déposer une réclamation dans un délai déterminé pour avoir droit à une indemnisation, comme une réduction sur la facture pour refléter le fait que l’expédition n’était pas complète.
En plus des acheteurs et des vendeurs, d’autres parties voudront peut-être également consulter ce document. Les acheteurs qui envisagent d’utiliser une ligne de crédit pour le paiement, par exemple, peuvent avoir besoin de soumettre le document d’encaissement pour prouver que l’expédition a eu lieu et fournir des documents. Du point de vue de la banque, cela peut être important si l’acheteur tente plus tard de contester le paiement. De même, les représentants des assurances peuvent demander des copies, tout comme les inspecteurs maritimes, qui ont besoin de documents sur ce qui passe par leurs ports.
De tels formulaires sont souvent produits en plusieurs exemplaires pour permettre aux vendeurs de conserver leurs exemplaires tout en fournissant aux acheteurs des multiples pour les dossiers, la soumission avec paiement et l’appel d’offres aux organismes de réglementation, si nécessaire. Les acheteurs doivent s’assurer que les copies des documents de collecte qu’ils reçoivent sont exactes et complètes, avec toutes les informations nécessaires. S’il y a des divergences, ils peuvent en parler aux vendeurs. La conservation de ces documents est conseillée pour fournir la preuve de la transaction en cas de litige concernant la propriété, le paiement, l’assujettissement à l’impôt et d’autres problèmes.