Un enregistrement fonctionnel, également appelé enregistrement opérationnel, est un document écrit qui décrit les activités d’une entreprise et les événements environnants. Il enregistre des informations particulières dans un format spécifique mais ne constitue pas un enregistrement administratif. Ce type de document est le plus souvent créé au moment ou à peu près au moment où l’activité se produit et est généralement considéré comme la version la plus fiable des événements car il est créé à un moment proche des informations qu’il présente.
Les entreprises tiennent des registres afin de pouvoir fonctionner plus efficacement, rendre compte de leurs activités aux investisseurs et aux agences gouvernementales et évaluer les performances dans un contexte historique. Bon nombre des formulaires créés par une entreprise pour l’aider à tenir des registres sont d’ordre administratif, comme les feuilles de contact des employés. Ces formulaires documentent les opérations de bureau standard et les choses que les gestionnaires s’attendent à voir se produire régulièrement.
Souvent, les entreprises doivent capturer des informations qui ne sont ni administratives ni standard. Ces informations sont souvent uniques dans le temps, même si la manière dont les informations sont enregistrées peut être uniforme. Pour documenter ces informations, l’entreprise utilise un enregistrement fonctionnel, ou un enregistrement écrit de ce qui s’est passé, qui permet à l’entreprise de déposer un compte simultané et de récupérer les informations à l’avenir si nécessaire.
Il existe de nombreux types d’enregistrements fonctionnels. Le moyen le plus simple de comprendre l’utilisation de ce type d’outil est peut-être d’examiner quelques exemples courants. Un rapport d’incident est un type d’enregistrement fonctionnel. Les entreprises exigent souvent que le personnel remplisse un rapport d’incident qui détaille exactement ce qui s’est passé si un employé ou un client est blessé sur les lieux ou dans le cadre des activités de l’entreprise. Ce dossier fonctionnel n’est rempli que lorsque cela est nécessaire, mais il est essentiel car il documente les événements dans les mots des personnes impliquées, à un moment proche du moment où l’événement s’est produit.
Un autre type d’enregistrement fonctionnel est un formulaire de rétroaction client. Tous les clients ne rempliront pas de formulaire de commentaires, et un client ne le fera généralement que s’il a quelque chose de spécifique à dire sur le service actuel. Le formulaire de rétroaction est un enregistrement fonctionnel car il documente un événement unique qui s’est produit à un moment précis dans les mots de la personne impliquée.
Un ticket de voyage est un enregistrement fonctionnel qui est rempli plus fréquemment. Souvent, une entreprise demande à ses chauffeurs de remplir un rapport contenant les détails d’un trajet chaque fois qu’un chauffeur sort un véhicule de société. De cette façon, si un gestionnaire doit répondre à des questions sur le fonctionnement du véhicule qui ont eu lieu dans le passé, il a un compte rendu contemporain de l’activité préparé par le conducteur à examiner.
Les dossiers fonctionnels peuvent fournir à une entreprise une protection contre la responsabilité. Les clients et les employés ont souvent des années pour intenter une action en justice contre une entreprise pour un certain nombre d’infractions civiles. Sans un enregistrement contemporain des événements, il serait difficile pour une entreprise de prouver ce qui s’est exactement passé dans le passé.