Un livre des minutes est un classeur ou un livre relié qui contient des comptes rendus permanents et détaillés des délibérations et des résolutions. Les registres des procès-verbaux sont rédigés lors des réunions officielles d’un cabinet ou d’événements juridiques. Ils peuvent également être utilisés dans les entreprises pour enregistrer les délibérations des réunions.
Traditionnellement, ces livres sont écrits à la main et comportent des pages numérotées de manière séquentielle et reliées de manière sécurisée. Ce processus vise à protéger contre les activités frauduleuses. Certaines pratiques juridiques conservent encore des livres manuscrits, à la fois comme un clin d’œil à la tradition et comme un moyen fiable de dissuader les falsifications.
Selon la loi, les entreprises constituées et enregistrées sont tenues de tenir un livre des minutes à jour. Ces livres doivent être conservés au siège social, au siège social ou à l’adresse légale d’une entreprise. Ils doivent être rendus accessibles à tous les membres d’un cabinet.
Les députés de la salle d’audience peuvent également être chargés de la tenue d’un livre des minutes. Les députés peuvent mettre à jour le livre au fur et à mesure que les audiences et les procès se déroulent sous la direction d’un juge. Les députés sont choisis comme gardiens de confiance de ces registres.
L’aube de l’ère technologique a changé la façon dont certains manipulent les livres de minutes. Les entreprises, par exemple, peuvent compter sur quelqu’un pour taper les minutes sur un ordinateur, les imprimer, puis apposer les impressions dans les livres avec des pages numérotées de manière séquentielle. Les entreprises avec un grand nombre de réunions officielles pourraient trouver cette façon de tenir des livres parfaitement acceptable.
Les livres de procès-verbaux des sociétés peuvent contenir des documents et des dossiers d’entreprise. Ceux-ci peuvent inclure des statuts, des statuts, des rapports annuels et des résolutions des administrateurs et des actionnaires. Ils peuvent également contenir des informations sur le déroulement des réunions entre les actionnaires et les administrateurs, y compris les actions qui ont été convenues et les résolutions adoptées.
S’écarter de la procédure standard et traditionnelle de tenue des procès-verbaux peut rendre la falsification des registres relativement facile. Par exemple, garder un classeur à feuilles mobiles comme livre de minutes invite à la falsification parce que n’importe qui peut simplement sortir une page et mettre une autre page dans le classeur. Si une organisation préfère conserver un livre à feuilles mobiles, certaines précautions doivent être prises pour s’assurer que le livre est conservé en sécurité et que les possibilités de falsification sont minimisées.
Pour protéger l’intégrité d’un livre à feuilles mobiles, les archivistes devraient envisager d’incorporer un système dans lequel chaque page de procès-verbal est numérotée consécutivement. De même, les réunions individuelles doivent être associées à des numéros séquentiels. Même les objets infimes eux-mêmes doivent être numérotés. Enfin, la signature d’une personne autorisée qui a relu le procès-verbal et vérifié son authenticité devrait être exigée sur chaque page.