Un logiciel de téléconférence est un programme informatique utilisé pour permettre à plusieurs personnes situées à différents endroits de s’entendre et de se parler à l’aide d’un système de télécommunications. Ce type de logiciel est généralement utilisé dans les affaires internationales, mais peut également être trouvé dans des organisations ayant des succursales situées dans différentes parties d’un pays. Il existe trois types de logiciels de téléconférence : audio, vidéo et multimédia.
L’objectif principal des logiciels de téléconférence est de supprimer les barrières de communication créées par la distance physique. Plusieurs personnes situées à différents endroits peuvent toutes participer au même appel. Le logiciel est très rentable pour les grandes organisations et permet de gagner un temps précieux tout en améliorant la communication.
La téléconférence uniquement audio est la plus courante. Si vous utilisez un logiciel interne, tous les participants à l’appel accèdent au logiciel en composant un numéro interne. Le programme gère tous les différents utilisateurs et assure la connexion à la bonne conférence grâce à l’utilisation d’un numéro d’identification d’appel. Lorsque vous utilisez un fournisseur de services, les participants à l’appel composent généralement un numéro 1-800 et entrent un numéro d’identification de conférence pour rejoindre l’appel. La principale différence réside dans les coûts.
La visioconférence a toutes les mêmes caractéristiques que la téléconférence audio uniquement, mais elle ajoute une composante visuelle. Cette méthode est utilisée dans les situations où il est avantageux de voir les autres participants. Tout le monde doit disposer d’une caméra Web ou d’un appareil similaire pour servir de source vidéo. Les participants peuvent généralement modifier l’écran pour voir tout le monde simultanément ou uniquement la personne qui parle.
Le logiciel de téléconférence multimédia ajoute des fonctionnalités de logiciel informatique à l’expérience. Les participants à l’appel peuvent accéder à une adresse IP (Internet Protocol) spécifique et permettre aux autres participants de voir exactement ce qui est sur l’écran de l’ordinateur en temps réel. C’est un excellent outil pour montrer les fonctionnalités du logiciel, partager des informations ou démontrer une fonction particulière.
Il existe deux manières de gérer un logiciel de téléconférence : en interne ou via un fournisseur de services. Les très grandes entreprises disposant d’un réseau de succursales pourraient trouver qu’il est plus rentable de mettre en œuvre et de prendre en charge un logiciel de téléconférence en interne. Bon nombre de ces entreprises ont déjà investi dans un progiciel de télécommunications pour gérer l’ensemble de leurs lignes téléphoniques et de télécopie. Dans de nombreux cas, la téléconférence est un module supplémentaire du même logiciel.
Un fournisseur de services externe offre l’accès au logiciel de téléconférence via un contrat annuel ou des frais d’utilisation. La liste des fonctionnalités fournies comprend généralement tout, d’un appel téléphonique de base uniquement à une téléconférence sur Internet pour un grand nombre de personnes. Le coût de ce service est généralement lié au nombre de participants simultanés, ce qui représente l’utilisation des ressources.