Un registre des stocks est un enregistrement détaillé conservé par une entreprise pour suivre les mouvements de stock. Cela peut s’appliquer à un inventaire de produits ou à une liste d’actions et de leurs propriétaires. Le sens voulu est généralement clair dans le contexte. Dans les deux cas, l’enregistrement peut être utilisé dans les déclarations fiscales et autres états financiers en plus de créer une ressource utile pour référence interne, où les gens peuvent souhaiter avoir des informations détaillées sur le stock actuel.
Dans le sens d’un inventaire, le registre des stocks enregistre les produits acceptés et vendus. Lorsque les envois arrivent, le personnel peut saisir des détails importants, notamment le nombre de produits, la valeur et la date d’arrivée. Le grand livre peut inclure une section pour noter quand les matériaux sont mis en vente. Au moment de la vente, le registre des stocks peut être mis à jour pour refléter les nouvelles informations. Ces enregistrements aident les entreprises à suivre le mouvement des stocks afin de pouvoir décider quoi acheter et quand.
Plus communément, ce terme est utilisé pour discuter des registres des actionnaires. Les entreprises qui émettent des actions doivent tenir un registre contenant les informations actuelles sur la propriété. Cela profite aux actionnaires, qui veulent être sûrs d’être les propriétaires inscrits, en particulier en cas de dividende où la société effectue des paiements à toutes les personnes inscrites dans le registre. En outre, les entreprises peuvent souhaiter être en mesure de savoir qui détient des actions pour détecter des tendances telles que quelqu’un qui tente d’acheter une action majoritaire.
Les sociétés cotées en bourse sont soumises à un certain nombre de réglementations destinées à protéger les actionnaires et le grand public. Celles-ci incluent des stipulations concernant les registres de stock. L’entreprise peut avoir besoin de suivre un format spécifique et d’inclure des informations particulières. Les régulateurs peuvent demander à inspecter la documentation telle que le registre des stocks pour confirmer qu’elle est exacte et rechercher des problèmes tels que des conflits ou des informations obsolètes. Les actionnaires doivent également recevoir des informations sur la manière de mettre à jour leur inscription afin de pouvoir demander à la société de modifier les détails lorsqu’ils achètent ou vendent des actions.
Les entreprises désignent généralement un membre du personnel ou un service pour gérer les communications et l’administration avec les actionnaires. Cela comprend la mise à jour du registre des stocks, le suivi des réclamations liées aux certificats perdus et volés et la fourniture aux actionnaires de publications sur demande. Les détenteurs d’actions dans une société ont le droit d’examiner certains documents financiers, de recevoir des rapports annuels et de demander des informations sur les responsables actuels et l’emplacement de l’entreprise. La désignation d’un département pour fournir ces services peut contribuer à la conformité réglementaire.