Une politique de distribution détermine comment et où les informations et les produits sont distribués à la fois à l’intérieur et à l’extérieur d’une organisation. Il est formulé par des cadres qui prennent soigneusement en considération les besoins et les objectifs d’une organisation lorsqu’ils décident de la manière de publier des documents. A l’intérieur, les données et les produits doivent être mis à disposition du personnel qui en a besoin tout en gérant les risques comme les fuites vers l’extérieur. La distribution externe suit un certain nombre de chaînes pour acheminer les produits, les informations et les services aux consommateurs finaux, et ces chaînes doivent être soigneusement déterminées pour protéger les intérêts de l’organisation.
Les responsables de l’organisation peuvent créer une politique de distribution formelle pour le traitement des informations et des documents au sein d’une organisation. Ils décident qui a le pouvoir de classer le matériel et comment il peut être transmis au personnel qui travaille pour l’entreprise. Certaines informations, par exemple, peuvent être réservées à la haute direction car elles sont exclusives. D’autres données peuvent être mises à disposition gratuitement car elles peuvent être utiles à tout le monde au sein de l’organisation. Les politiques de distribution peuvent contrôler le risque de fuites ou d’accès non autorisé et peuvent aider les entreprises à localiser les origines d’un problème en limitant le nombre de personnes qui voient certains documents.
Le matériel distribué au public est également soumis à une politique de distribution. Les organisations peuvent mettre gratuitement à disposition des rapports annuels et certaines informations, en particulier s’il s’agit d’agences publiques ou de services. Un groupe promouvant les soins médicaux dans les pays en développement, par exemple, peut souhaiter que les membres du public accèdent librement à ses rapports sur le manque d’accès à des soins de santé cohérents dans le monde en développement. De même, une agence gouvernementale pourrait mettre des cartes à la disposition du public pour une utilisation dans la recherche et d’autres activités.
Les produits à vendre passent par une chaîne de distribution qui est également soumise à une politique, définie dans un contrat entre l’entreprise et le distributeur. Les entreprises veulent s’assurer que leurs produits sont livrés aux bons endroits et peuvent se demander si un distributeur travaille avec des concurrents, baisse les prix ou nuit potentiellement aux affaires d’une autre manière. La nature d’une politique de distribution peut déterminer la manière dont les distributeurs traitent les produits.
Les sociétés cotées en bourse maintiennent également une politique de distribution de dividendes. Cela dicte comment et quand les dividendes sont distribués aux actionnaires. Les informations sur la politique sont mises à disposition afin que les gens sachent quand s’attendre à des dividendes et puissent suivre les activités de l’entreprise pour déterminer si elles sont conformes à la politique. Les entreprises qui ne tiennent pas leurs promesses envers les actionnaires peuvent être légalement responsables ou pourraient être considérées comme de mauvais investissements.
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