A escolha do melhor organizador de arquivos depende dos tipos e da quantidade de arquivos que você precisa organizar. Para algumas pessoas, um pequeno arquivo ou até mesmo uma gaveta com divisórias pode ser uma forma eficaz de organizar os arquivos. Outras pessoas precisarão de um arquivo designado maior, uma série de armários de arquivo ou um sistema de arquivo com prateleiras de prateleiras. O arquivamento digital é outra opção que pode liberar uma grande quantidade de espaço em um escritório, por exemplo, digitalizando documentos em um computador, organizando-os em arquivos virtuais e destruindo e reciclando as cópias em papel antigas.
Muitas pessoas descobrem que, se tiverem uma gaveta funda o suficiente, ela pode funcionar perfeitamente como um organizador de arquivos. Divisórias ou mesmo pastas de arquivo suspensas podem ser adquiridas em lojas de materiais de escritório, e podem ser mantidas de forma organizada na gaveta, sendo de fácil acesso. Uma coleção maior de arquivos pode exigir a compra de um ou mais gabinetes de arquivo dedicados, que normalmente estão disponíveis em versões de alumínio muito baratas em lojas de materiais de escritório. Armários de madeira que podem conter pastas suspensas também estão disponíveis, embora tendam a ser muito mais pesados e caros. Um organizador de arquivo projetado para uso doméstico geralmente está disponível em cores neutras, como bege, para se harmonizar melhor com o ambiente.
Escritórios maiores podem adquirir uma série de gabinetes de arquivos maiores para armazenar vários arquivos. As prateleiras montadas na parede também podem funcionar como um sistema de organização de arquivos e é um método popular para consultórios médicos, onde é importante acessar os arquivos de forma rápida e fácil. Os consultórios médicos podem não conseguir digitalizar completamente os arquivos, mas outros tipos de consultórios podem descobrir que podem eliminar a necessidade de um organizador de arquivos volumoso se começarem a converter os arquivos em versões digitais.
A tecnologia permite que papéis e arquivos sejam digitalizados em um computador e, em seguida, acessados eletronicamente. Um computador pode funcionar muito bem como um organizador de arquivos, tornando muito mais fácil encontrar documentos específicos e reduzindo o uso de papel e espaço em um escritório. Os bancos de dados de arquivos também são muito mais fáceis de atualizar e gerenciar do que tentar atualizar centenas ou mesmo milhares de arquivos de papel, caso seja necessário fazer alterações; além disso, eles podem ser facilmente pesquisados por quase todos os critérios. A organização de arquivos digitais costuma ser um ótimo método para uso doméstico, e tudo o que requer é a compra de um scanner para converter documentos em versões digitais.