A ata da reunião é um registro escrito dos principais tópicos abordados e das decisões tomadas durante uma reunião. Em uma reunião formal do Conselho de Administração, o Secretário do Conselho é geralmente responsável por registrar as atas da reunião, que são consideradas documentos legais importantes. Muitas reuniões começam com uma revisão das atas da última reunião, que é colocada no topo da agenda da reunião. Se os participantes da reunião concordarem que essas atas refletem com precisão o que ocorreu durante a última reunião, então são oficialmente aprovadas na reunião atual.
Uma pessoa responsável por registrar as atas das reuniões geralmente anota pontos salientes à medida que ocorrem durante a reunião, como quais tópicos importantes foram discutidos, quais declarações e perguntas importantes foram levantadas e por quem e quais itens ou tarefas de ação surgiram da reunião e a quem foram designados. Essas anotações, escritas em forma abreviada, são digitadas em um documento formal, às vezes por uma pessoa que não seja o anotador, e o documento é mantido como um registro do progresso da reunião. Às vezes, a pessoa designada para fazer atas também grava a reunião em um gravador, em vez de ou além de fazer anotações manualmente. A fita pode então ser conectada a um ditafone para transcrever a gravação em um documento formal de ata.
Um documento formal de ata da reunião geralmente começa com a indicação do nome da empresa ou organização; o local, hora e data da reunião; e uma lista de pessoas presentes à reunião (participantes). Em seguida, as atas deverão indicar, em forma de parágrafo ou ponto de discussão, quais tópicos foram abordados na reunião, escritos na ordem em que foram discutidos. Quando um ponto importante é apresentado por um indivíduo, o nome do falante deve ser atribuído ao ponto em que é registrado na ata. Parafrasear o argumento do orador é geralmente aceitável em minutos, em vez de citações verbais.
Como nem tudo o que foi dito durante uma reunião pode ou deve ser incluído na ata, uma boa regra é garantir que quaisquer decisões oficiais tomadas e resoluções aprovadas pela organização sejam mantidas com a maior prioridade. Quaisquer relatórios ou declarações financeiras apresentados durante a reunião, ou assuntos legais discutidos, também devem ser incluídos na ata da reunião.
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