A entrada de dados BPO é um processo comercial em que uma empresa terceiriza determinadas tarefas de entrada de dados para outra. A entrada de dados geralmente envolve extrair fatos importantes de documentos densos, compilar e atualizar bancos de dados e converter números em estatísticas viáveis, entre outras coisas. Muitas vezes, é mais fácil para as empresas atribuir algumas dessas tarefas, se não todas, a empresas externas especializadas em entrada de dados. Isso economiza tempo e dinheiro da empresa de origem e permite que ela se concentre mais em suas principais competências.
O termo BPO, ou Business Process Outsourcing, abrange uma ampla gama de atividades diferentes. As empresas geralmente optam por começar a usar o BPO quando sua lista de clientes cresce, quando desejam expandir ou mesmo quando querem apenas explorar meios mais econômicos de conduzir os negócios do dia a dia. O BPO geralmente inclui muito mais do que apenas terceirização de entrada de dados. Qualquer coisa, desde a equipe de atendimento ao cliente até a análise de dados da Web e o gerenciamento de tráfego da Internet, pode ser feita por uma equipe dedicada de BPO.
Na maioria das vezes, as empresas que realizam a entrada de dados de BPO concentram-se exclusivamente em serviços de terceirização de negócios. Esses tipos de empresas geralmente se comercializam como especialistas em terceirização e lidam com os dados de vários clientes ao mesmo tempo. Geralmente, eles são contratados por um número de especialistas treinados que podem trabalhar 24 horas por dia para fornecer os resultados contratados.
Na entrada de dados BPO, o trabalho geralmente gira em torno de pegar dados em um formulário e convertê-los em outro. A entrada de dados pode ser tão simples quanto converter uma reunião gravada em uma transcrição escrita ou tão complexa quanto inserir dados de formulários e relatórios diferentes em material legível e pesquisável em um banco de dados de sites. Esses tipos de serviços são necessários para as empresas crescerem, mudarem e permanecerem relevantes, mas geralmente são incrivelmente demoradas.
Os especialistas usam várias estratégias e técnicas de BPO para garantir a conversão adequada de suas atribuições de terceirização de entrada de dados. Scanners digitais e ferramentas de identificação de palavras baseadas em software são frequentemente usados. Muito do trabalho também é manual. Trabalhar na entrada de dados geralmente envolve muita leitura, redigitação e reformatação, onde a precisão é essencial.
Muitas empresas contratarão a entrada de dados BPO como parte de um pacote maior de serviços. A entrada de dados geralmente é feita em conjunto com outras tarefas de análise de dados em andamento. Dependendo do serviço, a entrada de dados BPO também pode às vezes ser contratada por projeto.
Uma empresa como um escritório de advocacia que precisa apenas dos dados de um determinado arquivo de caso reembalado pode contratar um provedor de sistemas de BPO para entrada limitada de dados de BPO. Da mesma forma, uma empresa que procura digitalizar seus relatórios anuais ou tornar seu diretório corporativo mais facilmente acessível pode terceirizar esses projetos individualmente, em vez de atribuí-los a um funcionário assalariado. O uso de serviços de entrada de dados BPO geralmente é mais econômico do que pagar a um funcionário existente para fazer o mesmo trabalho.
Não há escassez de empresas de entrada de dados BPO disponíveis hoje. Eles estão localizados em todo o mundo, no entanto, seus funcionários nem sempre estão situados onde fica a sede da empresa. Muitos especialistas em entrada de dados trabalham remotamente ou em escritórios no exterior. Qualquer empresa que considere a entrada de dados de BPO seria prudente pesquisar os provedores de serviços, com especial cuidado com suas medidas de segurança de dados, antes de enviar informações. Isso é especialmente verdadeiro no caso de informações confidenciais da empresa ou do cliente.