Agentes de transferência são pessoas físicas ou jurídicas encarregadas de manter os registros dos acionistas de uma determinada empresa. O agente de transferência pode ser um banco, uma empresa fiduciária ou mesmo um indivíduo contratado pela empresa para supervisionar os registros dos acionistas. Como parte das funções básicas, um agente de transferência garantirá que os certificados de ações mais antigos sejam invalidados e destruídos, enquanto os novos certificados são emitidos e atribuídos ao acionista correto.
Além de manter a lista atual de acionistas atualizada, o agente de transferência também tratará de qualquer solução de problemas que possa surgir. Um agente de transferência pode intervir caso os certificados emitidos sejam danificados ou destruídos. Se os certificados forem roubados, um agente de transferência tomará medidas para substituir os certificados roubados, depois de tomar o cuidado de invalidar os certificados mais antigos. Quando um acionista tem qualquer problema que diga respeito à situação atual do número de ações atribuídas à sua conta, o agente de transferência é a entidade que registrará a preocupação e conduzirá pesquisas para resolver o problema.
Um agente de transferência pode trabalhar com qualquer tipo de arranjo de títulos, incluindo a gestão de ações que estão incluídas em pacotes de investimento de fundos mútuos. Nesse cenário, o agente pode trabalhar com certificados de ações associados a várias empresas diferentes. Bancos comerciais e sociedades fiduciárias geralmente lidam com fundos mútuos e empregam agentes de transferência para ajudar a manter todos os documentos e registros relevantes em funcionamento.
Uma tarefa comum, mas muito importante, do agente de transferência é transferir a propriedade dos certificados de ações de um vendedor para um comprador. Isso envolve o cancelamento dos certificados mais antigos que cobrem as ações que foram vendidas e a emissão de um novo certificado para cobrir as ações adquiridas por um acionista diferente. Seguindo um padrão de invalidar certificados mais antigos e emitir um novo, é criada uma trilha de documento que ajuda a minimizar a chance de duplicações.
O agente de transferência típico terá alguma formação acadêmica em finanças. Um firme entendimento de estratégias de investimento, organização corporativa geral e contabilidade básica são essenciais para que qualquer pessoa funcione como um agente de transferência. Muitos bancos e sociedades fiduciárias insistem que um agente de transferência seja formado em uma área de estudo relevante.