Um documento de negociação é um documento feito por dois ou mais lados opostos que declara os termos aprovados de um compromisso ou acordo entre as partes envolvidas em algum tipo de conflito, como um assunto comercial. É criado quando dois ou mais lados opostos envolvidos em um conflito negociaram para chegar a uma resolução final. Um documento de negociação é semelhante a um contrato porque todas as partes envolvidas precisam dar algo para receber qualquer coisa no acordo final. Cada situação que requer a criação de um papel de negociação é única, mas existem diretrizes gerais que devem ser seguidas quando o papel está sendo criado.
Quando um documento de negociação é criado, por exemplo, os argumentos de cada parte devem ser claramente apresentados e os compromissos com esses argumentos devem ser esclarecidos. Depois que os argumentos forem reconhecidos e os compromissos forem listados, os compromissos devem ser aprovados por todas as partes ou pelos representantes de cada lado. Se aprovado, as partes envolvidas reconhecem o documento e concordam que ele será seguido por todas as partes envolvidas.
Os papéis de negociação são usados principalmente para resolver conflitos importantes e geralmente são o resultado final de uma negociação bem-sucedida. Há ocasiões, no entanto, em que se pode usar um papel de negociação para evitar uma discussão ou conflito. O processo de criação de um documento de negociação para evitar argumentos é muito semelhante a um documento de negociação usual que é usado para resolver argumentos depois que eles ocorreram, exceto que um apresentaria argumentos ou conflitos potenciais que poderiam ocorrer no futuro, e os compromissos seriam ser aplicada apenas se o conflito potencial de fato ocorrer. Cada situação que requer a criação de um documento de negociação é única, mas todos os papéis de negociação giram em torno de um meio-termo, a fim de se chegar a uma resolução final para um conflito.