Um gabinete de arquivo aberto fornece espaço de armazenamento aberto e facilmente acessível para arquivos. Essas pastas podem ser mantidas horizontal ou verticalmente, dependendo de seu tamanho e natureza. Essas soluções de arquivamento podem ser úteis para ambientes em que as pessoas precisam de acesso imediato a informações ou lidar com arquivos com conteúdo descomunal e incomum. Eles podem ser organizados de várias maneiras e muitas empresas fazem unidades modulares que podem ser empilhadas ou presas juntas para facilitar a expansão.
Neste projeto, os arquivos são expostos abertamente. Isso pode ser um problema de segurança em alguns ambientes. Os consultórios médicos, por exemplo, costumam usar um arquivo aberto para armazenar os registros dos pacientes, pois isso os torna fáceis de puxar. Para reduzir o risco de comprometer as informações armazenadas internamente, os arquivos podem estar em uma área de escritório trancada, onde o público não pode ir. A codificação pode ser usada nas laterais dos arquivos para dificultar a leitura das informações confidenciais pelos pacientes, caso eles possam visualizar os arquivos na sala de espera ou em outra área.
Muitos gabinetes de arquivos abertos acomodam arquivos armazenados verticalmente, com guias nas extremidades contendo informações sobre seu conteúdo. Alguns têm portas ou painéis deslizantes que se encaixam sobre os arquivos quando o gabinete não está em uso para proteger os arquivos, enquanto outros podem permanecer abertos o tempo todo. A equipe do escritório pode organizar os arquivos de várias maneiras e pode marcar o arquivo aberto com informações para ajudá-los a localizar arquivos específicos. Os colchetes deslizantes podem acomodar cartões com informações sobre diferentes seções, por exemplo, e a equipe do escritório pode mover os controles deslizantes conforme a coleção de arquivos muda com o tempo.
Outros são destinados ao armazenamento de arquivos simples. Isso pode ser útil em instalações como impressoras, onde os arquivos podem incluir grandes placas e negativos usados na produção de trabalhos de impressão. Um arquivo tradicional fechado pode não acomodar itens grandes. O gabinete de arquivo aberto permite que a equipe armazene essas informações em uma área acessível, onde possam ficar planas para minimizar os danos. No caso de precisarem reimprimir um trabalho, eles podem puxar rapidamente as placas e negativos relevantes.
Essa abordagem de arquivamento também pode ser usada para armazenamento de arquivos temporários. Um arquivo aberto em um carrinho, por exemplo, pode acomodar arquivos quando eles são puxados para referência. A equipe pode mover o carrinho por uma instalação para pegar os arquivos de que precisam e devolver os arquivos por meio do mesmo carrinho.