Um livro caixa é um diário, ou razão, no qual todas as transações comerciais são registradas. O livro caixa em si é normalmente organizado em ordem cronológica, e o livro é comparado rotineiramente com extratos bancários para garantir que o livro seja preciso. Algumas empresas usam dois livros – um para entrada e outro para saída de dinheiro. Existem formas físicas e eletrônicas deste livro, e algumas empresas usam ambas ao mesmo tempo. Os livros-caixa também são usados para auditoria interna e externa, para garantir que não haja dinheiro saindo ilegalmente e para garantir ao governo ou a uma empresa afiliada que todas as declarações comerciais são precisas.
O livro caixa em si é organizado de forma simples. Todos os registros são cronológicos e geralmente são escritos no livro quando a transação está acontecendo ou logo após a transação ser concluída, para que o livro seja o mais preciso possível. Para certificar-se de que o livro é preciso, os gerentes geralmente verificam o livro rotineiramente, talvez uma vez por dia ou uma vez por semana, e comparam quaisquer extratos bancários para garantir que nenhuma transação foi perdida e nenhuma transação fraudulenta.
Para manter as transações separadas, algumas empresas usarão dois livros de caixa diferentes. Um será feito para todo dinheiro que entrar, enquanto o outro será para dinheiro que sai. Para uma empresa com um grande número de transações, isso pode ser ideal, pois será mais fácil pesquisar nas transações para comparar os registros com os extratos bancários.
Quando o conceito de livro-caixa começou, apenas livros em papel estavam disponíveis, mas os livros-caixa também podem ser eletrônicos. Um livro físico pode ser mais difícil de roubar, porque um livro não pode ser hackeado, mas também pode ocupar muito espaço. Um livro eletrônico ocupa pouco espaço e geralmente fornece aos usuários ferramentas e gráficos para registrar e apresentar melhor os registros de caixa. Muitas empresas usam livros físicos e eletrônicos, portanto, há registros separados, para dificultar o roubo de dinheiro por um funcionário ou gerente.
Além de controlar todas as transações comerciais, outra função importante do livro caixa é servir como uma ferramenta de auditoria. As auditorias podem ser internas ou externas; uma auditoria interna é lançada pela empresa que possui o livro, e uma auditoria externa é lançada por outra entidade, como o governo ou uma empresa afiliada. Verificando os registros de caixa, comparando-os com extratos bancários e contando a quantidade real de dinheiro na empresa, os gerentes podem descobrir fraude ou mau uso do dinheiro. Manter os livros de caixa também mostra que a empresa é transparente, o que geralmente leva a mais confiança na empresa.