Os bancos de dados agem como um repositório central de informações que programas ou serviços da Web autorizados podem acessar, adicionar ou modificar. Profissionais chamados administradores de banco de dados são responsáveis por configurar e manter esses servidores de software especializados. As ferramentas de administrador de banco de dados são programas especializados que permitem acessar, modificar e atualizar software e configurações de banco de dados.
No mundo da programação de computadores, um servidor é um programa cujo objetivo é fornecer informações a outras partes de software chamadas clientes. Um servidor pode executar em sua própria máquina, que os clientes acessam através da Internet ou de uma rede local. Um servidor também pode executar como um programa em segundo plano na mesma máquina que seus programas clientes. O software de banco de dados é executado como um servidor que escuta em uma porta específica as conexões de entrada dos programas clientes que desejam acessar as informações que possui.
As ferramentas de administrador de banco de dados que os profissionais usam para manter os bancos de dados em execução são programas separados e não fazem parte do próprio software de banco de dados. Os administradores de banco de dados usam essas ferramentas para emitir comandos nos quais uma parte específica do software de banco de dados está programada, para reconhecer e responder com uma ação correspondente. Embora a sintaxe exata desses comandos varie entre diferentes softwares de banco de dados, as ações que podem ser executadas usando-os incluem:
adicionar e remover as credenciais que os programas podem usar para efetuar login em um banco de dados específico
adicionar bancos de dados ou remover bancos de dados do servidor
adicionar ou remover tabelas individuais em um banco de dados
modificar o layout de uma tabela
modificar entradas de dados individuais
Esses programas utilitários podem ter interfaces gráficas de usuário completas ou serem programas de terminal baseados em texto. As ferramentas de administrador de banco de dados que usam uma interface baseada em texto exigem que o usuário digite a sintaxe completa para cada comando de manutenção. Os programas que possuem uma interface gráfica completa permitem que os usuários configurem comandos clicando nos botões e selecionando opções diferentes; depois, convertem a ação na sintaxe necessária para um comando no banco de dados.
As ferramentas de administrador de banco de dados também incluem software que permite o logon remoto em um computador e a execução de comandos do sistema. Isso é necessário para quando o administrador precisar atualizar o software de banco de dados que é executado em uma máquina sem monitor de computador ou interface gráfica. Para que um administrador possa aplicar uma atualização, ele ou ela precisa parar o servidor de banco de dados, como é o caso de sair de um aplicativo em execução. O software de login remoto permite que um administrador de banco de dados acesse o computador no qual o banco de dados está sendo executado para interromper o servidor de banco de dados, atualizar o software e reiniciar o software de banco de dados.