Os sistemas de contabilidade financeira podem ser manuais, mas geralmente são programas de software. Normalmente, um sistema de contabilidade financeira é parte de um sistema de software maior dedicado a fornecer serviços administrativos gerais para uma organização, mas eles também podem ser programas autônomos. Os sistemas de contabilidade podem ser classificados pelo tipo de organização que os usa, o método usado para organizar as finanças e como o sistema de contabilidade reconhece as transações, incluindo a aquisição de dinheiro e a realização de pagamentos. Os tipos comuns de métodos de sistema de contabilidade financeira incluem sistemas de análise de processos, contas e transações. Esses sistemas também podem ser adequados ao tipo de organização, seja ela um departamento governamental, uma escola ou um negócio de varejo.
Os processos conduzidos por esses sistemas são muitos, mas incluem procedimentos de gerenciamento de caixa, procedimentos de folha de pagamento e procedimentos fiscais. Eles também podem lidar com as despesas dos funcionários, incluindo reembolsos de despesas de trabalho, como refeições e viagens. Dependendo da organização, um sistema de contabilidade financeira pode incluir recursos adicionais para lidar com outros aspectos dos negócios diários.
Os recursos variam entre os sistemas, o que significa que nenhum sistema é o melhor para todos os tipos de organizações. É importante combinar os recursos de um sistema de contabilidade com as necessidades de seu usuário. Por exemplo, os sistemas de contabilidade financeira para instituições educacionais geralmente gerenciam as finanças operacionais, além de administrar as contribuições financeiras. As finanças de uma escola ou universidade incluiriam despesas educacionais e gerais, enquanto um sistema de contabilidade para uma empresa de varejo pode precisar gerenciar categorias para matérias-primas e vendas no varejo.
Obter o tipo certo de sistema de contabilidade é especialmente importante ao lidar com o financiamento de uma grande organização, como uma universidade ou sistema de escola pública. Ao lidar com tipos de financiamento para uma organização educacional, as categorias podem incluir empréstimos, doações e financiamento de organizações governamentais. Essas fontes de financiamento geralmente devem ser registradas e processadas separadamente porque alguns fundos têm finalidades restritas ou termos de financiamento que mudam a maneira como um contador deve registrar suas transações.
Os sistemas de contabilidade financeira geralmente diferem quando são usados para finalidades diferentes. Os sistemas para analisar as finanças de uma empresa para fins de investimento por um usuário fora da empresa seriam diferentes em interface e função dos sistemas de contabilidade gerencial que lidam com as tarefas de entrada de dados financeiros e uso de informações financeiras dentro da empresa. Isso ocorre principalmente porque um investidor que analisa as informações financeiras de uma empresa exige um conjunto de informações e recursos diferente do que um gerente da empresa exige dos sistemas internos de gestão financeira.
Os programas de software que possuem sistemas de contabilidade financeira geralmente possuem recursos que incluem recursos humanos, planejamento e funções de gerenciamento de processos. Os sistemas de software de gerenciamento multifuncional são projetados para permitir que uma organização integre e compartilhe informações em vários departamentos da empresa. Usando esses tipos de sistemas, uma organização como uma escola pode fazer com que a administração insira informações diretamente que estão disponíveis para todas as partes autorizadas no sistema, agilizando as operações e aumentando potencialmente a precisão das informações no sistema.
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