Un négociateur de contrat s’efforce de parvenir à un accord entre toutes les parties d’un contrat. Cela peut inclure la négociation du prix ou du coût, si de tels facteurs font partie de la négociation. Il peut également inclure des termes tels que les délais de livraison, la médiation et la divisibilité. Un négociateur de contrat peut être une partie neutre dont le seul objectif est de parvenir à un consensus. Il peut également représenter spécifiquement une ou plusieurs des parties et être principalement intéressé à négocier le contrat en leur faveur.
Les entreprises qui traitent un grand nombre de contrats peuvent avoir des négociateurs de contrats internes. D’autres entreprises peuvent embaucher des professionnels. Dans de nombreux cas, ces négociateurs sont des avocats ou ont une certaine formation ou expérience juridique. Certains organismes de réglementation proposent des certificats et des certifications en négociation.
Lorsqu’un négociateur de contrat ne représente pas une ou plusieurs parties spécifiques, il doit être neutre. Cela permet un examen équitable des conditions et offre la possibilité de suggérer des compromis qui fonctionnent pour toutes les parties. Dans certains cas, une telle neutralité est requise, et la violation de la règle de neutralité, généralement sous la forme d’un paiement monétaire ou d’une autre récompense par une partie, peut être punie par la loi.
Dans de nombreuses situations, cependant, une partie spécifique emploie le négociateur du contrat. Son travail consiste à protéger les intérêts de cette partie en « gagnant » autant de points de négociation que possible. Ces points peuvent aller de la suppression de conditions contractuelles entières à la modification du libellé en passant par la modification du taux de rémunération ou du calendrier des livrables.
Les parties à un contrat classent souvent les points de négociation par importance, et le négociateur du contrat doit comprendre quels points sont critiques et lesquels peuvent impliquer un compromis. Souvent, un négociateur de contrat sacrifie un ou plusieurs points bien d’avoir afin de gagner un point besoin d’avoir. Par exemple, un acheteur peut préférer un coût réduit, des délais de paiement plus longs et un délai plus court, mais le facteur le plus critique peut être le délai en raison d’autres engagements. Le négociateur peut demander les trois points, mais accepter de laisser le coût et les conditions de paiement en échange du délai réduit.
Une grande partie du temps d’un négociateur de contrat est consacrée aux réunions. Il peut s’agir de réunions privées avec son propre client ou de réunions multipartites au cours desquelles il représente un client. Il ou elle peut également assister à des séances de négociation multipartite avec le client.
De plus, le négociateur passe un certain temps à documenter les accords et les concessions. Cela peut se produire par courrier électronique, mais peut également impliquer un courrier physique. La documentation d’un accord est extrêmement importante en cas de litige lors de réunions ultérieures, de sorte que les négociateurs enregistrent généralement des informations très spécifiques sur les discussions ainsi que les heures et les dates.