Un représentant de la facturation gère les bases de données des clients, émet des factures et gère les communications liées aux questions de facturation. De nombreux services publics, cabinets médicaux et fournisseurs de services similaires utilisent des représentants de facturation pour gérer leurs systèmes de facturation et de paiement. Il n’y a généralement pas d’exigences éducatives particulières pour ce travail au-delà d’un diplôme d’études secondaires, bien que certains bureaux s’attendent à une expérience pertinente en matière de soutien administratif et de facturation en particulier. Les opportunités d’emploi peuvent varier en fonction de l’expérience, de la formation et de la région.
Lorsque de nouveaux clients ou clients arrivent, le représentant de facturation les inscrit, collecte les informations de base, les enregistre et prend note de toute préoccupation particulière. Cela peut inclure l’admissibilité à des services par le biais d’une assurance ou d’autres programmes de paiement. Les représentants chargés de la facturation peuvent fournir des conseils, alerter les personnes sur leurs obligations lorsqu’elles acceptent des produits et services et offrir des conseils sur la réduction des dépenses. Par exemple, si un client d’un cabinet médical a une assurance, le représentant de facturation peut conseiller d’obtenir une autorisation préalable pour certaines procédures ou traitements.
Au fur et à mesure que l’entreprise fournit des services, le représentant de facturation génère des factures et les envoie à la partie appropriée. Il peut s’agir d’une compagnie d’assurance, d’un organisme gouvernemental qui fournit des services, d’un employeur ou d’une autre entité. Tout reliquat dû sur la facture est à la charge du client. Les représentants chargés de la facturation peuvent travailler sur des plans de paiement et d’autres mesures pour gérer des factures importantes et inattendues. Ils maintiennent les comptes clients en règle et maintiennent la communication avec les clients qui ont des soldes impayés pour augmenter les chances de recouvrer le solde en totalité.
Ce travail peut inclure la vérification des assurances, des vérifications pour s’assurer que les clients sont assurés et pour déterminer la nature de leur couverture. Les représentants chargés de la facturation peuvent avoir besoin de se familiariser avec les pratiques de codage utilisées pour identifier les services et les procédures à l’aide d’un système normalisé. Dans certains cas, plusieurs systèmes peuvent être utilisés par la même entreprise, selon la destination des factures. Les compagnies d’assurance peuvent avoir leurs propres codes, par exemple, qui doivent être saisis correctement pour recevoir les paiements.
Les premiers recouvrements sur les comptes clients qui semblent être en souffrance peuvent être la responsabilité d’un représentant chargé de la facturation. Cela peut inclure l’établissement d’informations de contact correctes, l’émission de demandes de paiement et la fourniture d’informations sur les méthodes de paiement. Si les clients ne répondent pas aux tentatives de recouvrement, l’entreprise peut les remettre à un tiers qui utilise des pratiques plus agressives, moyennant des frais. En se concentrant uniquement sur les recouvrements, contrairement à un représentant de facturation qui gère une variété de tâches, le tiers peut être en mesure d’augmenter le taux de recouvrement.