Les postes de secrétaire stagiaire sont disponibles dans presque tous les types d’entreprises et d’organisations, ainsi que dans de nombreuses agences gouvernementales locales et nationales. Les secrétaires doivent maîtriser une variété de tâches, de la création de rapports et de la planification d’événements au désamorçage des situations de travail instables. De nombreuses compétences en secrétariat sont affinées et perfectionnées au fil du temps grâce à une expérience pratique, de sorte que de nombreux emplois de secrétaire stagiaire offrent une expérience du monde réel aux secrétaires en devenir.
Les compétences téléphoniques sont essentielles pour tout le personnel travaillant pour une entreprise ou une organisation, mais surtout pour les secrétaires en raison des contacts fréquents avec les clients, les clients et les collègues. De nombreux emplois de secrétaire stagiaire incluent des tâches de standard téléphonique, où le stagiaire passera la majorité de la journée de travail à répondre au téléphone, à répondre aux questions et à interagir avec les clients. Au fur et à mesure que le stagiaire apprend le système téléphonique, les employés et les produits de l’entreprise, il peut progressivement se voir confier des tâches supplémentaires à maîtriser. En cas de succès, le stagiaire peut être progressivement sevré du standard et placé dans une position plus avancée.
Les tâches de réceptionniste, telles que l’accueil des clients, la planification des rendez-vous et la prise de messages, sont des tâches typiques confiées à une secrétaire stagiaire. Ces compétences de base sont essentielles pour devenir une secrétaire réussie. La dactylographie est souvent une partie importante des travaux de secrétariat, et les emplois de secrétaire stagiaire sont souvent chargés d’une variété de tâches de dactylographie. Un stagiaire peut rejoindre une entreprise ou une entreprise et être l’un des nombreux stagiaires d’un groupe de dactylographes. Le classement est une autre tâche de bureau qui incombe souvent aux stagiaires.
Certains emplois de secrétaire stagiaire peuvent rapidement mener à une promotion. Il s’agit généralement de postes de stagiaires travaillant sous la direction d’une secrétaire établie qui se prépare à quitter l’entreprise ou à accepter une promotion. Comme les secrétaires sont un élément crucial de la main-d’œuvre, une promotion est souvent subordonnée à la formation réussie d’un remplaçant. Les emplois de stagiaire travaillant pour une secrétaire sortante sont souvent préférés, car le formateur peut partager les connaissances qu’il a acquises afin de maîtriser les tâches et les compétences nécessaires pour réussir dans le rôle.
De nombreux secrétaires juridiques commencent leur carrière dans des emplois de secrétaire stagiaire. Cela permet à l’employeur de surveiller de près le flux de travail et l’efficacité, ainsi que d’évaluer le potentiel du stagiaire. Les hôpitaux, les entreprises manufacturières et les agences d’assurance proposent souvent des emplois de secrétaire stagiaire. Différents départements au sein d’une entreprise peuvent également utiliser des secrétaires stagiaires, y compris les ressources humaines, les ventes et la comptabilité. Certains postes de secrétaire stagiaire sont également offerts dans l’industrie de la musique, dans les grandes universités et avec des organisations à but non lucratif.